Wrikeでプロジェクトが増えすぎたときの統合方法
Wrikeはプロジェクト管理において柔軟な構造を持ち、案件ごとにプロジェクトを作成して進捗管理ができます。しかし、長期間運用を続けるとプロジェクトが増えすぎ、管理が煩雑になるケースがあります。
似た内容のプロジェクトが乱立し、情報が分散してしまうと、必要なデータを探す時間が増え、チームの生産性にも悪影響を与えます。ここでは、Wrikeでプロジェクトが増えすぎたときに統合する具体的な手順と、効率的な管理方法を解説します。
AIレーダーチャートによるWrikeの評価
Wrikeでプロジェクトが増えすぎる主な原因
案件ごとに細かく作りすぎている
小規模なタスクや短期間の案件でも、毎回新規プロジェクトを作成してしまうと、管理対象が急増します。
部署・メンバーごとの個別管理
チームや個人単位で独自にプロジェクトを作ると、全体で見たときに重複や類似案件が発生します。
過去プロジェクトの放置
終了したプロジェクトをアーカイブせずに放置すると、アクティブビューが不要なデータで溢れます。
テンプレート乱立
テンプレートを複製して作成したプロジェクトが整理されずに残ってしまうケースも多いです。
統合前に行うべき準備
プロジェクトの棚卸し
まずは全プロジェクトを一覧化し、以下の項目を整理します。
- 開始日・終了日
- ステータス（進行中／完了）
- 担当部署
- 重複や類似内容の有無
統合の目的を明確化
「同じクライアント案件をまとめる」「同ジャンル案件を一つに統合」など、統合の基準を明確にします。
関係者への周知
統合により作業場所やビューが変わるため、事前にチーム全体へ通知して混乱を防ぎます。
Wrikeでのプロジェクト統合方法
方法1：タスクの移動機能を使う
- 統合先となるメインプロジェクトを選定
- 統合したいプロジェクトのタスクをすべて選択
- 「移動」または「追加」で統合先プロジェクトに配置
この方法は簡単で、タスク内容やコメントも引き継げます。
方法2：フォルダ構造でまとめる
- 大カテゴリとなるフォルダを作成
- 関連する複数プロジェクトをそのフォルダ内に配置
- ビューを切り替えて一括管理
タスクは別々のプロジェクトとして残しつつ、上位フォルダでまとめる方法です。
方法3：テンプレート化して再構築
- 複数プロジェクトを統合する際、共通部分をテンプレート化
- 不要な個別プロジェクトを削除またはアーカイブ
- 新しい統合プロジェクトをテンプレートから作成
将来的な増加を防ぎやすい方法です。
統合時の注意点
タスクIDやリンクの確認
タスクを移動するとURLが変わるため、外部資料や連携ツールのリンクが切れる場合があります。
権限設定の見直し
統合後のプロジェクトでは、閲覧権限や編集権限を再設定する必要があります。
コメント・履歴の保持
タスク移動ではコメント履歴は保持されますが、プロジェクト単位の説明やファイルは移行対象外になる場合があります。
統合後の運用改善策
プロジェクト作成ルールの統一
新規プロジェクト作成は管理者承認制にするなど、乱立防止ルールを設定します。
命名規則の統一
「[クライアント名][案件名][年度]」など、一目で内容がわかる形式を採用します。
定期的な棚卸し
半年ごとに全プロジェクトをレビューし、不要なものはアーカイブします。
テンプレートの最適化
案件タイプ別のテンプレートを整備し、作業フローを標準化します。
ビュー・ダッシュボードでの一元管理
テーブルビューで全体を把握
統合後のプロジェクトをテーブルビューに表示し、期日や担当者を一括確認できます。
ダッシュボードで優先度を見える化
重要プロジェクトや期限の近いタスクだけを表示するウィジェットを作成し、日々の管理を効率化します。
まとめ
Wrikeでプロジェクトが増えすぎた場合は、現状の棚卸しと統合基準の明確化が第一歩です。タスク移動やフォルダ構造化、テンプレート化などの方法を活用すれば、効率的に統合が可能です。統合後はルール整備と定期的な棚卸しを行い、再び管理が煩雑にならないようにすることが重要です。プロジェクト数を最適化することで、情報検索の時間が短縮され、チーム全体の生産性向上につながります。
