主要タスク管理ツール Wrike2025年8月14日

Wrikeで外部メンバーとのコラボがうまくいかない原因と対策

Wrikeは社内チームだけでなく、取引先やクライアント、外注パートナーなどの外部メンバーともプロジェクトを共有できる柔軟なコラボレーションツールです。

しかし、実際に運用してみると「情報共有が滞る」「意図した通りにアクセスできない」「作業が重複する」など、外部メンバーとのコラボレーションが思うように進まないケースがあります。本記事では、Wrikeで外部メンバーとのコラボがうまくいかない主な原因と、それを解消するための具体的な対策を詳しく解説します。

AIレーダーチャートによるWrikeの評価

操作性・UIの分かりやすさ（初心者でも直感的に使えるか、学習コストの低さ）
機能性（コメント、通知、権限管理、リアルタイム編集など）
外部連携機能（Googleカレンダー、Slack、チャットツール、クラウドストレージなど）
カスタマイズ性（フィールド追加、ビュー変更、テンプレート作成など）
料金体系（無料プランの有無、月額・年額料金、ユーザー単価）
セキュリティ・データ管理（アクセス制御、暗号化、バックアップ体制）
サポート体制・言語対応（日本語対応、サポート窓口、ヘルプドキュメント）

Wrikeで外部メンバーとのコラボがうまくいかない主な原因

アクセス権限の設定ミス

外部メンバーに必要以上の権限を与えてしまい、不要な編集や削除が発生するケースや、逆に必要な権限が不足していて作業できないケースがあります。

情報の過不足

必要な情報が共有されていなかったり、逆に大量の不要情報まで共有してしまうことで、外部メンバーが混乱します。

コミュニケーション不足

Wrike上でのコメントや@メンションの活用が不十分だと、意図や背景が伝わらず作業ミスが発生します。

ファイルや資料の散在

添付ファイルやリンクが適切に整理されていないと、外部メンバーが最新の資料を見つけられず、古いデータを参照してしまいます。

外部メンバーのWrike操作習熟度

外部メンバーがWrikeの操作に慣れていない場合、ツールの使い方が原因で進行が遅れます。

対策1：適切なアクセス権限を設定する

コラボレーター権限の活用

外部メンバーには基本的に「コラボレーター」権限を付与し、閲覧とコメントに限定することで不必要な編集を防ぎます。

プロジェクト単位での共有

全ワークスペースを共有するのではなく、必要なプロジェクトやフォルダ単位でアクセス権を設定します。

権限の定期見直し

プロジェクト終了やフェーズ移行時には、権限を再確認し不要なアクセスを解除します。

対策2：情報の整理と共有範囲の最適化

必要な情報だけ共有

外部メンバーに関係のないタスクや資料は非表示にし、関係する情報だけを見られるようにします。

フォルダ・プロジェクト構造の整理

情報を階層的に整理し、外部メンバーが迷わず目的の資料にアクセスできるようにします。

対策3：コミュニケーションルールを明確化

@メンションで確実に通知

外部メンバーに対応してほしい場合は、必ず@メンションを使い、通知が確実に届くようにします。

コメント履歴の活用

やり取りはメールではなくWrikeのコメント欄に集約し、経緯を残すことで後から参照しやすくします。

定期的な進捗共有

週次や月次で進捗報告タスクを設定し、外部メンバーからの報告をWrike上で受け取れる体制を作ります。

対策4：ファイル共有の効率化

フォルダ内での一元管理

関連ファイルはプロジェクトやタスクのフォルダ内にまとめ、バラバラに添付しないようにします。

バージョン管理機能の活用

同じファイルの更新版をアップロードする際は、Wrikeのバージョン管理機能を使い、最新と旧版を明確に区別します。

外部ストレージとの連携

Google DriveやDropboxと連携し、大容量ファイルや複数人で編集する資料をスムーズに共有します。

対策5：外部メンバーへの操作サポート

簡易マニュアルの提供

Wrikeの基本操作やプロジェクトの進め方を簡単にまとめたガイドを共有します。

初回ミーティングでの説明

プロジェクト開始時に短時間のオンラインミーティングを行い、Wrikeの操作とルールを説明します。

サポート担当者の明確化

操作に困ったときに質問できる社内担当者を決めておくことで、外部メンバーの不安を軽減します。

対策6：進行管理の可視化

ダッシュボードで状況共有

外部メンバーにも見えるダッシュボードを作成し、進捗や期限を一目で把握できる環境を整えます。

期限アラートの活用

期限が近いタスクについてはWrikeの自動通知機能を活用し、対応漏れを防ぎます。

レポートで成果を確認

外部メンバーの担当タスクや進捗をレポート化し、定期的にレビューします。

まとめ

Wrikeで外部メンバーとのコラボがうまくいかない原因は、権限設定や情報整理の不備、コミュニケーション不足、操作習熟度など多岐にわたります。
今回紹介した「適切なアクセス権限設定」「情報整理と共有範囲最適化」「コミュニケーションルール化」「ファイル共有効率化」「操作サポート」「進行可視化」の6つの対策を組み合わせることで、外部メンバーとのコラボレーションは格段にスムーズになります。
効率的な情報共有と明確なルール設定を行い、外部メンバーを含めたプロジェクト全体の生産性を最大化しましょう。