主要タスク管理ツール Trello2025年8月14日

Trelloの通知が多すぎるときの制御方法

タスク管理ツール比較Lab

Trelloはチームや個人のタスク管理に便利なツールですが、使い方次第では通知が大量に届き、重要な情報が埋もれてしまうことがあります。

特に複数のボードやカードを監視している場合、スマートフォンやメールが頻繁に鳴り、作業の集中力を削いでしまうことも少なくありません。

この記事では、Trelloの通知が多すぎるときに適切に制御し、必要な情報だけを受け取る方法を詳しく解説します。

AIレーダーチャートによるTrelloの評価

操作性・UIの分かりやすさ（初心者でも直感的に使えるか、学習コストの低さ）
機能性（コメント、通知、権限管理、リアルタイム編集など）
外部連携機能（Googleカレンダー、Slack、チャットツール、クラウドストレージなど）
カスタマイズ性（フィールド追加、ビュー変更、テンプレート作成など）
料金体系（無料プランの有無、月額・年額料金、ユーザー単価）
セキュリティ・データ管理（アクセス制御、暗号化、バックアップ体制）
サポート体制・言語対応（日本語対応、サポート窓口、ヘルプドキュメント）

Trelloの通知が多くなってしまう原因

ボードやカードのウォッチ設定

カードやリスト、ボード全体に「ウォッチ」を設定すると、そこに起こるすべての変更が通知されます。必要以上に広範囲をウォッチすると、関係の薄い更新まで通知が届きます。

チームでの大量のアクション

メンバー数が多く、日々大量のカード更新やコメントが行われるチームでは、通知が一気に増加します。

期日や期限変更の頻発

期限の設定・変更・達成に関する通知は自動的に送信されるため、期日を細かく変更する運用だと通知が溢れやすくなります。

複数デバイスでの通知重複

PC、スマホ、タブレットなど複数端末でログインしている場合、それぞれに通知が届き、体感的に通知が倍増します。

通知を制御する基本設定

ウォッチの見直し

本当に必要なカードやリスト、ボードだけウォッチする
不要になったウォッチは解除する（カード右上の「ウォッチ」ボタンから）
プロジェクトのフェーズごとにウォッチ範囲を調整する

通知頻度の変更

Trelloでは、ブラウザやアプリ通知に加え、メール通知の頻度も調整できます。
設定方法：

Trello右上のプロフィールアイコンをクリック
「設定」→「通知」
メール通知を「直ちに」「1時間ごと」「1日1回」から選択

アクティビティ通知のオフ

特定のアクションに関する通知を受け取らない設定も可能です。ラベル変更やカード移動など、必須でない通知はオフにしましょう。

スマホアプリ側での通知管理

OSレベルの通知制御

iOSやAndroidでは、アプリごとに通知の表示方法やサウンドの有無を設定できます。重要性の低い通知はバナー表示だけにするなど調整しましょう。

通知チャンネルの活用（Android）

Androidでは通知をカテゴリーごとにオン/オフできます。Trelloアプリ内の通知設定と組み合わせて最適化すると効果的です。

集中モード・おやすみモードの活用

作業中や休憩時間にはスマホの集中モードをオンにして、Trelloからの通知を一時的に遮断します。

運用面での工夫

コメント・メンションのルール化

チーム全体で「本当に必要なときだけメンションを付ける」というルールを共有します。不要な「@all」「@team」通知を減らすだけで、通知量は大幅に減ります。

緊急と通常の区別

ラベルやカードタイトルに「緊急」「重要」などのタグを付け、通知が多い中でも優先度を見分けやすくします。

定期確認に切り替える

リアルタイム通知を減らし、1日数回のタイミングでTrelloを開いて更新を確認する運用にすると、作業の集中度が向上します。

高度な通知制御テクニック

外部ツール連携

SlackやMicrosoft Teamsと連携させ、Trelloの通知を専用チャンネルに集約する方法があります。これにより、通知は一元管理され、見逃しを防ぎつつ整理可能です。

フィルター機能の活用

Trelloの検索・フィルターを使って、重要なカードだけを素早く表示できるようにしておけば、すべての通知を受け取らなくても情報を把握できます。

ボードの分割運用

1つのボードに情報が集中して通知が増えている場合、ボードを役割ごとやプロジェクトごとに分けることで、関係のない通知が減ります。

有料プランでの追加機能

有料プラン（Standard以上）では、外部ツールとの連携機能が強化され、通知をより柔軟に制御できます。また、管理者がメンバーの通知ルールを統一できる環境も整えられます。

まとめ

Trelloの通知が多すぎる原因は、ウォッチの範囲の広さ、チームのアクション頻度、期限変更の多さ、複数デバイス利用などにあります。ウォッチ設定や通知頻度の見直し、OSレベルの制御、チームでのルール共有を組み合わせれば、通知量を大幅に削減できます。さらに外部ツール連携やボード分割などの高度な方法を使えば、本当に必要な情報だけを受け取りつつ、作業の集中力を保つことが可能です。

ウォッチ設定の見直し

必要なカード・リスト・ボードだけをウォッチしている
不要になったウォッチは解除している
プロジェクトの進行状況に応じてウォッチ範囲を調整している

通知頻度・種類の調整

メール通知の頻度を「直ちに」「1時間ごと」「1日1回」から最適なものに設定した
必須でないアクション通知（ラベル変更、カード移動など）をオフにした
期日変更や期限通知の設定を必要最小限にした

スマホアプリでの最適化

iOS/Androidの通知設定で表示方法やサウンドを調整した
Androidでは通知チャンネルを使い、不要な通知カテゴリをオフにした
集中モードやおやすみモードで作業時間の通知を制限した

チーム運用ルール

メンションは必要なときだけ使うルールを共有している
「@all」や「@team」の乱用を避けている
緊急タスクには明確にラベルやタイトルで区別している

高度な制御

SlackやTeams連携で通知を専用チャンネルに集約した
フィルター機能で重要カードだけを表示する設定をしている
ボードを分割し、不要な通知が発生しない構成にした