Trelloで複数ボードをまたいだ管理が難しいときの解決方法
TrelloはシンプルなUIと柔軟なカスタマイズ性で人気のタスク管理ツールですが、プロジェクトが増えると複数のボードを使う場面が増えてきます。
最初は便利でも、ボード数が増えるにつれて「どこに何のカードがあるかわからない」「期日や進捗を横断的に把握できない」といった課題が生じます。
この記事では、Trelloで複数ボードをまたいだ管理が難しくなる原因と、それを解決するための具体的な方法を解説します。
AIレーダーチャートによるTrelloの評価
Trelloの複数ボード管理が難しくなる原因
情報の分散
プロジェクトやチームごとにボードを分けることで、情報が整理される一方、横断的に確認したいタスクが別々のボードに存在するため、全体像を把握しにくくなります。
期限や優先度の見えにくさ
各ボードに期限設定はあっても、複数ボードを跨いで「今週やるべきこと」をまとめて表示する機能が標準では弱く、優先度の整理が難しくなります。
重複タスクや連携不足
複数のプロジェクトで似たタスクが発生すると、重複して登録されることがあります。また、依存関係があるタスクが異なるボードに分かれると、進捗連携が不十分になります。
改善のための基本方針
ボード構成の見直し
複数ボードが必要な理由を整理し、統合できるボードはまとめます。プロジェクトやチーム単位ではなく、「業務フロー型」「期限管理型」など、全体を俯瞰できる構成に見直すのも有効です。
命名とルール統一
各ボード・リスト・カードの命名ルールを統一することで、検索やフィルター時に探しやすくなります。特にカードタイトルにプロジェクト名や担当者名を含めると横断的な管理が容易になります。
Trelloの機能を使った複数ボード管理
ワークスペースビューの活用
Trelloのワークスペースビューを使えば、同じワークスペース内のすべてのボードのカードを一覧できます。期限や担当者ごとに絞り込みも可能です。
カレンダービューで期限を一括確認
カレンダービューでは、複数ボードのカード期限を一度に表示することができます。週単位・月単位での確認がしやすくなり、抜け漏れ防止に役立ちます。
検索機能で横断的にカードを探す
検索バーでキーワードや条件を指定すれば、ワークスペース全体からカードを探せます。例えば「due:week」で今週期限のカードを表示することが可能です。
外部ツールや連携での解決
Trello Power-Upsの活用
複数ボード管理に役立つPower-Upsとしては、以下が有効です。
- Planyway：複数ボードのカードをガントチャートやカレンダーで一括表示
- Unito：異なるボード間でカードを自動同期
- Mirror by Unito：特定のカードを複製して別ボードでも同時管理
Googleカレンダー連携
Trelloの期限情報をGoogleカレンダーに同期させることで、複数ボードの期日を一括管理できます。個人の予定や他ツールとあわせて確認できるため便利です。
Zapierなどの自動化ツール
Zapierを使えば「特定ボードにカードが追加されたら別のボードにもコピー」などの自動処理が可能です。プロジェクト横断の共有タスクを漏れなく管理できます。
複数ボード運用のベストプラクティス
共通の「マスターボード」を作る
全タスクを集約するマスターボードを作り、そこから各プロジェクトボードにリンクさせる運用方法です。重要タスクや期限が近いものを優先的に表示できます。
定期レビューの実施
週1回など、複数ボードをまたいで全体進捗を確認するレビュー日を設定します。これにより、遅延や重複の早期発見が可能です。
チーム全体でのルール共有
複数ボードを効率的に運用するには、カードの命名方法、期限設定の基準、ラベルの使い方などをチーム全員で統一することが不可欠です。
まとめ
Trelloで複数ボードをまたいだ管理が難しくなるのは、情報の分散・期限管理の不統一・連携不足が原因です。ワークスペースビューやカレンダービュー、検索機能を活用することで、標準機能でもある程度解決できます。さらに、Power-Upsや外部連携、自動化ツールを組み合わせれば、複数ボードの運用効率は飛躍的に向上します。
Trello複数ボード管理改善チェックリスト
ボード構成の整理
- 複数ボードの目的を整理し、統合できるものはまとめた
- ボード名・リスト名・カード名に統一ルールを設定した
- カードタイトルにプロジェクト名や担当者名を入れるようにした
Trello標準機能の活用
- ワークスペースビューで全ボードのカードを横断的に確認している
- カレンダービューで複数ボードの期限をまとめて把握している
- 検索機能でワークスペース全体のカードを素早く探せている
Power-Ups・外部連携の導入
- Planywayで複数ボードのスケジュールを一括表示している
- UnitoやMirrorでボード間カードの自動同期を設定している
- Googleカレンダー連携で期日をまとめて確認している
自動化・効率化
- Zapierなどでカードの自動コピーや同期を設定している
- 定期的に複数ボードをレビューする時間を設けている
- マスターボードを作成し、重要タスクを集約している
チーム運用の最適化
- 期限設定・ラベル色・命名ルールをチーム全員で統一した
- ボード間でのタスク依存関係を可視化している
- 重複タスクが発生した際の対応ルールを決めている
