Trelloのカードが増えすぎて探せないときの整理方法
Trelloは直感的な操作でタスクを管理できる便利なツールですが、使い続けるうちにカードが増えすぎて目的のタスクを探せなくなることがあります。
特にチーム利用や長期間のプロジェクトでは、情報が埋もれて作業効率が低下する原因にもなります。この記事では、Trelloのカードを効率的に整理し、必要な情報をすぐに見つけられるようにする方法を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるTrelloの評価
Trelloでカードが探しにくくなる原因
カードが増えて探せなくなる主な原因は、タスクの構造や運用ルールがあいまいなまま使い続けてしまうことです。具体的には以下のような要因が考えられます。
- リストやカードの命名ルールが統一されていない
- 完了したカードがボード上に残り続けている
- ラベルやフィルターを活用していない
- 期日設定が曖昧で優先度がわからない
- プロジェクトごとにボードを分けず、1つのボードに集約してしまっている
これらを改善することで、Trelloは再び快適に使えるようになります。
基本の整理方法
リスト構造を見直す
まずはボードのリスト構造を整理しましょう。
「To Do（やること）」「Doing（進行中）」「Done（完了）」のようなシンプルな進捗型に加え、プロジェクト別やカテゴリ別にリストを分けると視認性が向上します。特にチーム利用の場合、全員が一目で状況を把握できる構造にすることが重要です。
命名ルールを統一する
カードのタイトルやリスト名には統一した命名ルールを設けましょう。
例として、カードタイトルに【プロジェクト名】＋【タスク内容】を含めることで、検索時にヒットしやすくなります。日付を入れる場合は「YYYY/MM/DD」形式に統一すると並び替えやすくなります。
不要なカードをアーカイブする
完了したカードをいつまでも残しておくと、探しにくさの原因になります。Trelloにはアーカイブ機能があるため、完了後は定期的にアーカイブに移す習慣をつけましょう。アーカイブしたカードも検索すれば表示可能なので、削除せず安心して整理できます。
探しやすくするための機能活用法
ラベルでカテゴリ分けする
ラベル機能を使えば、カードを色分けして分類できます。
例えば「優先度高」「進行中」「要確認」「クライアント対応」など、業務内容や重要度ごとにラベルを設定することで、フィルター検索が簡単になります。視覚的にも分かりやすくなるため、探す時間を短縮できます。
フィルター機能を活用する
Trelloのフィルター機能を使うと、特定のラベル・担当者・期限などでカードを絞り込み表示できます。ショートカットキー「F」でフィルターを開き、条件を選択すれば瞬時に必要なカードだけを表示できます。
検索機能を使いこなす
右上の検索バーでは、キーワード検索だけでなく、特定の条件検索も可能です。
例えば「due:day」と入力すれば、期限が今日のカードだけを表示できます。「@ユーザー名」で特定メンバーのカードを探すことも可能です。
プロジェクト運用ルールの整備
定期的なカード整理日を設ける
週1回または月1回など、定期的にカードを整理する日を設けましょう。不要なカードのアーカイブ、期限切れタスクの見直し、ラベルの整理を行うことで、常に快適な状態を維持できます。
ボードの分割運用
複数のプロジェクトを1つのボードで管理している場合は、ボードを分けて運用すると見やすくなります。大規模プロジェクトでは、フェーズごとや担当部署ごとにボードを作成すると探しやすくなります。
タスク管理ルールの共有
チームでTrelloを使う場合、ラベルの使い方や命名ルール、カードのアーカイブ基準などをガイドラインとして共有しましょう。メンバー全員が同じルールで運用することで、探しやすさが長期間維持されます。
効率化のための追加テクニック
カレンダービューで期日管理
期日を設定したカードは、カレンダービューを使うことで日付ごとに確認できます。タスクの優先度や進行状況を俯瞰でき、探す手間も減ります。
自動化ルール（Butler）の活用
Trelloの自動化機能Butlerを使えば、「完了リストに移動したら自動でアーカイブ」「期限切れタスクを指定リストへ移動」などのルールを設定できます。これにより、手動整理の負担を減らせます。
カードリンクやチェックリストで情報をまとめる
関連タスクをリンクでつなげたり、1枚のカード内にチェックリストで細分化することで、情報の分散を防ぎます。これにより「どこにあったっけ？」という状況を減らせます。
まとめ
Trelloのカードが増えすぎて探せない状況は、整理ルールの欠如や機能の未活用によって起こります。リスト構造や命名ルールを見直し、ラベル・フィルター・検索を活用すれば、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。さらに、定期的な整理とチームでの運用ルール共有によって、快適なタスク管理環境を長く維持できます。
