Todoistでテンプレートを使いこなせないときの対処法
Todoistはシンプルかつ柔軟なタスク管理ツールですが、プロジェクトやタスクの形式をテンプレート化することで、繰り返し発生する業務やルーチン作業を大幅に効率化できます。
しかし、実際にテンプレート機能を使おうとすると「どこから作ればいいかわからない」「インポート方法が複雑」「自分の業務に合わない」といった壁にぶつかることがあります。
この記事では、テンプレートをうまく活用できないときの原因と、その解決策をわかりやすく解説します。
AIレーダーチャートによるTodoistの評価
Todoistのテンプレートが使いこなせない主な原因
1. 機能の存在や種類を把握していない
Todoistのテンプレートは大きく分けて「公式テンプレート」と「自作テンプレート」がありますが、この違いを理解していないと使い方が混乱します。
2. インポート・エクスポート方法が複雑に感じる
テンプレートはCSVやリンク形式でやり取りできますが、手順を覚えていないと毎回調べる必要があり、億劫になります。
3. 自分の業務に合わない構造
公式テンプレートをそのまま使うと、項目や期限設定が業務フローに合わず、かえって編集の手間が増えます。
4. テンプレートの更新が追いつかない
一度作ったテンプレートを放置すると、古いタスクや不要なラベルが残り、使うたびに修正が必要になります。
対策1：テンプレートの種類を理解する
公式テンプレート
Todoistが提供している業務・学習・生活カテゴリ別のテンプレート。すぐに使える構成が用意されており、初心者に最適。
自作テンプレート
自分の業務や習慣に合わせて作成できるテンプレート。プロジェクトをCSV形式でエクスポートし、再利用できます。
対策2：テンプレートの作成方法をマスターする
ステップ1：プロジェクトを作る
繰り返し使う業務フローを1つのプロジェクトとして作成します。タスクには期限やラベル、優先度も設定しておくと便利です。
ステップ2：エクスポートする
- 対象プロジェクトの右上メニューを開く
- 「テンプレートとしてエクスポート」を選択
- CSVまたは共有リンク形式で保存
ステップ3：保存場所を決める
Google DriveやDropboxなどのクラウドに保存しておくと、どのデバイスからでも呼び出せます。
対策3：テンプレートのインポート方法を覚える
方法1：共有リンクからインポート
- 共有リンクをクリック
- 「プロジェクトに追加」を選択
方法2：CSVからインポート
- 新規プロジェクトを作成
- メニュー → 「テンプレートをインポート」
- 保存しておいたCSVファイルを選択
対策4：テンプレートを自分仕様に最適化
タスク名を簡潔に
テンプレートでは、他の人にもわかるような短く明確なタスク名を使いましょう。
期限設定は相対日付を使う
「今日から3日後」「明日」などの相対日付を設定すると、再利用時に自動でスケジュールが組み直されます。
ラベルで作業タイプを明示
「@資料作成」「@レビュー」など、作業内容を示すラベルを付けると進捗確認がしやすくなります。
対策5：テンプレート管理のコツ
定期的にメンテナンス
業務フローや担当者が変わったらテンプレートを更新しましょう。月1回の見直しがおすすめです。
バージョン管理
テンプレートに日付やバージョン番号を付けて保存すると、古い構成と混同しにくくなります。
共通フォーマットをチームで共有
チーム利用の場合は、テンプレート命名ルールやラベルの使い方を統一すると混乱を防げます。
対策6：公式テンプレートから学ぶ
最初から自作テンプレートを作るのが難しい場合は、公式テンプレートをベースにカスタマイズするのがおすすめです。構造やタスク分解の方法が参考になります。
対策7：テンプレートとフィルターを併用
テンプレートで作ったタスク群を、フィルターで抽出すればさらに効率化できます。
例：
- 「今週中に期限があるテンプレートタスク」 →
next 7 days & @テンプレート
まとめ
Todoistのテンプレートは、正しく活用すればタスク管理の効率を大幅に高められます。しかし、
- 種類や手順を理解していない
- 自分の業務に合っていない
- 更新していない
といった理由で使いこなせないケースが多いです。
解決のポイントは以下の通りです。
- 公式テンプレートと自作テンプレートの違いを理解する
- エクスポート・インポートの手順を覚える
- 期限やラベルを自分仕様に最適化する
- 定期的にメンテナンスする
これらを実践すれば、Todoistのテンプレートを業務の即戦力として活用できるようになります。
