Todoistでタスクの優先度管理が難しいときの工夫
Todoistはシンプルながらも強力なタスク管理ツールで、期限やラベル、フィルター、そして優先度機能を活用して効率的にタスクを整理できます。しかし、実際に使ってみると「どのタスクを優先すべきか分からない」「優先度を付けても結局手が付けられない」といった課題に直面することがあります。
この記事では、Todoistで優先度管理が難しいと感じたときに役立つ具体的な工夫や設定方法を、初心者から上級者まで活用できる形で解説します。
AIレーダーチャートによるTodoistの評価
Todoistの優先度機能の基本
まずはTodoistの優先度（Priority）機能をおさらいします。Todoistではタスクごとに4段階の優先度を設定できます。
- P1（赤）：最も高い優先度
- P2（オレンジ）：高い優先度
- P3（青）：中程度の優先度
- P4（なし）：優先度設定なし（通常）
優先度は期限と組み合わせて使うことで効果を発揮します。例えば、今日中に終えるべきP1タスクはリストの最上部に表示されます。
優先度管理が難しくなる原因
1. 優先度基準があいまい
「なんとなく重要そうだからP1にしておく」といった感覚的な設定では、タスク数が増えたときに混乱します。
2. 優先度が高いタスクが多すぎる
P1やP2に分類されるタスクが多くなりすぎると、本当に重要なタスクが埋もれてしまいます。
3. 優先度と期限の関係を無視
期限が迫っていないのにP1にしてしまい、緊急性が薄れるケースがあります。
改善策1：優先度の基準を明確にする
まずは優先度の判断基準を定義します。以下は一例です。
- P1（緊急かつ重要）：今日中に対応しなければならないタスク
- P2（重要だが緊急でない）：期限は近いが数日余裕があるタスク
- P3（緊急ではないが重要）：長期的な成果につながるタスク
- P4（その他）：日常的なルーチンや低重要度のタスク
この基準を明文化しておくと、迷わず優先度を設定できます。
改善策2：優先度と期限をセットで運用する
優先度だけでなく期限も合わせて設定することで、作業順序を明確にできます。
例：
- 今日中に終わらせるP1タスク
- 3日以内に終えるP2タスク
- 今週中に進めるP3タスク
こうすることで、リストを見たときに「いつ・何から着手するべきか」が一目で分かります。
改善策3：1日のP1タスクは3件まで
優先度が高いタスクを詰め込みすぎると、結局消化しきれず達成感が失われます。
「1日に設定するP1は最大3件」と制限すると、より厳選された重要タスクに集中できます。
改善策4：フィルターを活用する
Todoistのフィルター機能を使えば、優先度ごとにタスクを瞬時に抽出できます。
例：
p1 & today：今日のP1タスクp2 & next 7 days：今週のP2タスク
これにより、リストの中で埋もれがちな高優先度タスクを効率よく確認できます。
改善策5：優先度の再評価を習慣化する
タスクの重要度は時間とともに変化します。毎日または毎週、優先度を見直す習慣をつけましょう。
- 毎朝：今日のP1/P2タスクを再確認
- 毎週：全タスクを見直して優先度を更新
改善策6：ラベルで補足情報を付与する
優先度だけでは判断しづらい場合、ラベルを活用して条件を明確にします。
例：
@短時間：15分以内で終わる@外出先：外でしかできない@集中作業：まとまった時間が必要
優先度＋ラベルで絞り込むことで、その瞬間に最適なタスクを選びやすくなります。
改善策7：週間プランニングの導入
週の始めにP1〜P3のバランスを確認し、今週の重要タスクをあらかじめ決めておくと、日々の迷いが減ります。
- 月曜朝に今週のP1候補を選出
- 期限や優先度を調整して配置
- 不要な高優先度タスクはP3以下に下げる
上級テクニック：優先度をプロジェクト単位で使い分ける
プロジェクトの性質によって、優先度の意味を変えるのも有効です。
例：
- 「クライアント案件」ではP1＝締切当日、P2＝前日
- 「学習プロジェクト」ではP1＝今週必須、P2＝今月中
これにより、複数プロジェクトを同時進行しても混乱が減ります。
まとめ
Todoistで優先度管理が難しいと感じるときは、基準のあいまいさや設定の過剰化が原因であることが多いです。
解決のためのポイントは次の通りです。
- 優先度の判断基準を明確化
- 優先度と期限をセットで設定
- P1タスクは1日3件まで
- フィルターで高優先度タスクを抽出
- 定期的に優先度を見直す
- ラベルで補足条件を付ける
これらの工夫を取り入れれば、重要なタスクに集中でき、Todoistをより戦略的に活用できるようになります。
