Todoistでプロジェクトが増えすぎたときの整理方法
Todoistは、仕事・プライベート問わずさまざまなタスクを整理できる優れたツールです。しかし、使い込むほどにプロジェクトがどんどん増えていき、「どこに何があるか分からない」「似たようなプロジェクトが乱立している」といった状況になりがちです。
この状態を放置すると、タスクを探す時間が増え、生産性が下がるだけでなく、重要なタスクを見落とすリスクも高まります。
この記事では、プロジェクトが増えすぎたときの原因と整理方法、そして今後増えすぎないための運用ルールまで、実践的なステップで解説します。
AIレーダーチャートによるTodoistの評価
Todoistのプロジェクトが増えすぎる主な原因
まずは、なぜプロジェクトが増えすぎるのかを理解しましょう。これを知ることで、整理後の再発防止にもつながります。
1. 一時的な案件をプロジェクト化してしまう
短期間で終わる作業や単発のタスクを、毎回新規プロジェクトとして作成してしまうと、すぐに数が増えてしまいます。
2. テーマや目的が重複
同じ目的を持つタスクを別々のプロジェクトに分けてしまい、似たような内容のプロジェクトが複数存在するケースです。
3. アーカイブ・削除をしていない
完了したプロジェクトを放置し続けると、一覧が埋まり、必要なプロジェクトを探しにくくなります。
4. 分類基準があいまい
「業務」「個人」「趣味」などの分類が明確でないと、どこに作ればよいか迷い、重複や乱立を招きます。
整理の前にやるべき準備
プロジェクトを整理する前に、まず現状を把握することが大切です。
現在のプロジェクト一覧を確認
- アクティブなプロジェクト
- 完了済みで残しているプロジェクト
- ほとんど使っていないプロジェクト
これらをリストアップし、「必要」「不要」「保留」に分類します。
分類基準を決める
整理後の運用ルールを決めるため、「何をプロジェクトとして作るか」の基準を明確化します。
例：
- 期間が3か月以上続くものはプロジェクト化
- 2週間以内に終わるものはタスクまたはセクションで対応
プロジェクト整理の具体的ステップ
ステップ1：不要なプロジェクトをアーカイブまたは削除
- 完了したが参照の可能性があるもの → アーカイブ
- 今後不要で参照もしないもの → 削除
ステップ2：重複や類似プロジェクトを統合
同じカテゴリのものは1つにまとめ、過去のタスクも移行します。
例：「営業案件A」「営業案件B」→「営業案件（全般）」に統合。
ステップ3：階層構造を活用
Todoistではプロジェクトを親子関係にできます。大分類を親プロジェクト、詳細案件を子プロジェクトにすると、一覧がスッキリします。
例：
- 業務（親）
- 営業案件
- マーケティング
- 開発
ステップ4：色分けで視認性を向上
プロジェクトに色を設定し、カテゴリごとに統一します。これにより一覧表示時に目的別に瞬時に識別できます。
ステップ5：セクションを活用してプロジェクト内を整理
小さなテーマは新規プロジェクトにせず、既存プロジェクト内でセクションとして管理します。
例：「ブログ執筆」プロジェクト内に「企画」「執筆」「校正」セクションを設ける。
再発防止のための運用ルール
1. プロジェクト作成の判断基準を徹底
タスクや案件を追加するとき、「これは本当にプロジェクトとして必要か？」を自問します。
2. 定期的なプロジェクトレビュー
月1回や四半期ごとにプロジェクト一覧を見直し、不要なものをアーカイブ・削除します。
3. テンプレート化の活用
同じ形式のプロジェクトを何度も作る場合はテンプレートを活用し、作成時に迷わないようにします。
4. 大枠カテゴリの維持
常に「業務」「個人」「その他」のような大分類を意識し、その中でプロジェクトを配置します。
上級テクニック：フィルターやラベルと併用
プロジェクトを減らしても、情報の切り分けはフィルターやラベルで十分対応できます。
- 「@緊急」ラベル＋フィルターで全プロジェクトの重要タスクを抽出
- 「期限なし」フィルターで停滞タスクを洗い出し
これにより、プロジェクト数を減らしつつ、情報抽出の自由度を保てます。
まとめ
Todoistでプロジェクトが増えすぎると、管理が複雑になりタスクの抜け漏れリスクが高まります。
解決のポイントは以下の通りです。
- 不要なプロジェクトはアーカイブ・削除
- 重複や類似は統合
- 親子階層や色分けで視認性を高める
- セクションで細分化しすぎない
- 定期的なレビューで整理状態を維持
整理と運用ルールを徹底すれば、プロジェクト数が増えすぎても混乱せず、スムーズにタスク管理を続けられます。
