Todoistの無料プラン制限を回避する方法
Todoistはシンプルで直感的なタスク管理ツールとして人気がありますが、無料プランでは機能や利用数に制限があります。タスク数やプロジェクト数、ラベルやフィルターの利用制限などにより、「もう少しだけ使いたいのに足りない」と感じる場面も多いでしょう。
この記事では、無料プランで発生する制限の内容と、それを効率的に回避・軽減する方法を具体的に解説します。
AIレーダーチャートによるTodoistの評価
Todoistの無料プランの主な制限
無料プランでは、以下のような制限があります（仕様は変更の可能性があります）。
プロジェクト数の上限
無料プランでは、最大5件までしかプロジェクトを作成できません。複数の業務やプライベート案件を並行管理するとすぐに上限に達します。
ラベル・フィルターの非対応
ラベル機能とカスタムフィルターは無料プランでは使えません。これにより、条件別のタスク抽出や細かい分類ができなくなります。
アクティブタスク数の上限
アクティブタスク数に制限があり、完了済みタスクを大量に残していると新規作成が難しくなります。
リマインダー機能が使えない
期限通知や時間指定リマインダーは有料プラン限定の機能です。
制限回避の基本戦略
無料プランの制限を回避するためには、タスクやプロジェクトを整理・統合し、必要な情報を最小限の構造に収めることが重要です。
プロジェクト上限を回避する方法
大分類を一つのプロジェクトにまとめる
業務やプライベートなど大きな分類は1プロジェクトにまとめ、セクション機能で細分化します。
例：「仕事」プロジェクトの中に「営業」「開発」「企画」セクションを作成。
完了済みプロジェクトはアーカイブ
終了したプロジェクトはアーカイブして上限枠を空けます。必要なときは再度アクティブ化できます。
定期タスクを共通プロジェクトにまとめる
毎週や毎月行う定例作業は、共通の「ルーチン」プロジェクトに集約します。
ラベル・フィルターが使えない場合の代替策
タスク名にキーワードを入れる
ラベルが使えない場合、タスク名に「[資料]」「[会議]」などのタグ的なキーワードを付けることで簡易的な分類ができます。
セクションを活用
プロジェクト内をセクションで区切り、作業種別や優先度ごとに整理します。
検索機能を併用
タスク名やコメントに統一したキーワードを入れ、検索バーで抽出します。
タスク数制限を回避する方法
完了済みタスクの整理
完了タスクは非表示に設定し、定期的に削除して上限枠を確保します。
大きな作業はサブタスク化
細かい作業を個別タスクにせず、サブタスクとしてまとめることでアクティブタスク数を減らせます。
定型作業は繰り返しタスクに置き換える
同じ作業を複数タスクで作る代わりに、1つの繰り返しタスクで管理します。
リマインダー機能の代替方法
カレンダー連携を使う
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、期限付きタスクをカレンダーに表示させれば、通知機能の代わりに使えます。
外部リマインダーアプリを利用
スマホの標準リマインダーや通知アプリを併用して、Todoistタスクの期限に合わせた通知を設定します。
その他の工夫で制限を乗り切る
テンプレート活用
プロジェクト数に限りがある場合、必要に応じてテンプレートを読み込む方法が有効です。不要になったら削除し、必要時に再インポートします。
チーム共有の工夫
共有プロジェクトを活用すれば、同じタスクを複数人で管理でき、個人のプロジェクト枠を節約できます。
定期的な棚卸し
週1回や月1回のプロジェクト・タスク整理を習慣化すると、上限に達する前に対応できます。
有料プランへの移行も選択肢
制限回避の工夫をしても、業務量やタスク数が多い場合は有料プランへの移行を検討する価値があります。
有料版ではラベル・フィルター・リマインダーが使えるほか、プロジェクト上限も大幅に緩和されます。
まとめ
Todoistの無料プランは十分便利ですが、制限があるため使い方の工夫が必要です。
ポイントは以下の通りです。
- プロジェクトはセクションでまとめ、上限回避
- ラベル代わりにタスク名やキーワードを活用
- 完了済みタスクをこまめに整理
- リマインダーは外部ツールで代替
- 必要に応じてテンプレートや共有機能を活用
これらを実践すれば、無料プランでも高い生産性を維持しながらTodoistを使いこなせます。
