Todoistでラベルやフィルターが複雑化したときの整理術
Todoistはシンプルさとカスタマイズ性のバランスが魅力のタスク管理ツールですが、使い込むほどラベルやフィルターが増えて整理が難しくなることがあります。
最初は「作業カテゴリ」や「優先度別」など簡単な分け方で始めても、プロジェクトやタスクが増えるにつれて複雑化し、逆に使いにくくなることも少なくありません。この記事では、ラベルやフィルターが煩雑になったときに行うべき整理術を、具体的なステップと活用テクニックを交えて解説します。
AIレーダーチャートによるTodoistの評価
Todoistのラベル・フィルター複雑化の原因を知る
まずは、なぜラベルやフィルターが複雑になるのかを把握することが大切です。主な原因は以下の通りです。
ラベルの重複や意味のあいまい化
似たような意味のラベルを複数作成してしまうと、どのラベルを使うべきか迷う原因になります。例えば「緊急」「急ぎ」「至急」など、意味がほぼ同じラベルが存在すると整理が難しくなります。
プロジェクトとラベルの役割混同
プロジェクトとラベルは本来役割が異なりますが、用途があいまいだと同じカテゴリが両方に存在し、管理が複雑化します。
フィルター条件の過剰設定
高度なフィルターは便利ですが、「あれもこれも」と条件を足しすぎると似たようなフィルターが乱立し、メンテナンスが困難になります。
整理の準備
ラベルやフィルターを整理する前に、以下の準備を行うことで作業がスムーズになります。
現在のラベル・フィルターの棚卸し
まずはすべてのラベルとフィルターをリストアップし、現在使っているものと使っていないものを洗い出します。この段階で、3か月以上使っていないラベルやフィルターは削除候補にします。
利用目的を明確化
ラベルは「属性」、フィルターは「条件」であるという役割の違いを意識します。例えば、ラベルは「作業場所」「担当者」「必要時間」などの分類、フィルターは「期限が今週以内」「優先度が高いタスク」など、タスクを切り出す条件として使うと整理しやすくなります。
ラベル整理術
ラベルの整理は、使いやすさを保ちつつ最小限に絞るのがポイントです。
意味が重複するラベルの統合
「外出」「出先」「移動中」など意味が近いラベルは統一します。統合後は過去のタスクのラベルを一括置換し、履歴データも整理します。
命名ルールの統一
ラベル名は短く、かつ用途が明確になるようにします。例えば作業時間を表すラベルは「time-15min」「time-1h」のようにプレフィックスを揃えると並び替えも容易です。
使用頻度の低いラベルの削除
思いつきで作ったラベルや、一度しか使っていないラベルは思い切って削除します。削除前に必要なタスクは別のラベルへ付け替えます。
フィルター整理術
フィルターは条件式のメンテナンス性を意識して整理します。
フィルターの役割を見直す
「期限順」「優先度別」「特定プロジェクト＋条件」のように、目的ごとにフィルターの種類を整理します。似た条件のフィルターが複数ある場合は統合します。
シンプルな条件式に戻す
複雑な条件式は、読みやすさと管理のしやすさを重視して簡略化します。例えば、(today | overdue) & @urgent のように短くまとめると、条件の意図がすぐに分かります。
命名の一貫性を保つ
「期限-今日」「期限-今週」など、条件に基づいた命名に統一します。これによりフィルターリストの並び替えや検索がしやすくなります。
ラベルとフィルターの連動活用
整理したラベルとフィルターを組み合わせることで、さらに効率的にタスク管理ができます。
優先度×作業時間で抽出
「優先度1かつ作業時間15分以内」のタスクを抽出するなど、状況に応じた作業リストを作成できます。短時間で終わる重要タスクを先に片付ける習慣づけに役立ちます。
作業場所別のタスク抽出
「自宅」「オフィス」「外出先」など、ラベルを使って場所ごとにタスクを管理し、フィルターで抽出することで移動中の時間も有効活用できます。
継続的なメンテナンス方法
整理は一度だけで終わりではなく、定期的なメンテナンスが必要です。
月1回の見直し
毎月1回、ラベル・フィルターの使用状況をチェックし、不要なものは削除します。新しい業務やプロジェクトの変化に合わせて最適化します。
作業フローとの整合性確認
ラベルやフィルターは、実際のワークフローや業務プロセスと合致していなければ意味がありません。業務内容の変化があれば、命名や条件を即座に見直します。
複雑化を防ぐ日常的な習慣
整理をしても、また複雑化してしまっては意味がありません。日々の運用で以下を意識しましょう。
新規作成は慎重に
新しいラベルやフィルターは、既存のものでは対応できない場合のみ作成します。作る前に「本当に必要か」を確認します。
定期的な統廃合
新しいプロジェクトや業務に伴い追加したラベルやフィルターは、終了時に整理し、類似のものは統合します。
シンプルな運用ルールの共有
チームでTodoistを使う場合は、ラベルとフィルターの命名規則や利用方法を文書化して共有します。これにより、複雑化を防ぎつつ一貫性を保てます。
まとめ
Todoistのラベルやフィルターは、正しく整理すればタスク管理を大幅に効率化できます。しかし、無計画に増やすと逆効果になり、使いにくさが増してしまいます。ポイントは「役割を明確に」「命名規則を統一」「定期的な見直し」です。この記事で紹介した整理術を取り入れ、シンプルかつ機能的なタスク管理環境を維持しましょう。
