TeamHackでプロジェクトが増えすぎたときの整理術
TeamHackはプロジェクトやタスクの進捗を可視化し、チーム全体で共有できる便利なツールです。
しかし、便利であるがゆえに案件ごとに新規プロジェクトを立ち上げ続けると、やがて「プロジェクト数が多すぎて探せない」「どこに何があるかわからない」という状況に陥りがちです。
特に長期運用している企業や複数部署での利用では、放置されたプロジェクトや重複案件が増えて管理が複雑化します。
ここでは、TeamHackで増えすぎたプロジェクトを効率的に整理する方法を、具体的な手順や運用ルールとあわせて紹介します。
AIレーダーチャートによるTeamHackの評価
TeamHackでプロジェクト整理が必要になる理由
プロジェクトの肥大化は、単に画面が見づらくなるだけではなく、チーム全体の生産性や情報共有の質にも影響します。
- 必要な情報を探す時間が増える
- タスクの重複や漏れが発生する
- 新しいメンバーが状況を把握しにくい
- 放置されたタスクが期限切れのまま残る
こうした問題を放置すると、せっかくのタスク管理ツールが逆に業務の足かせになってしまいます。そのため、定期的な整理とルール設定が不可欠です。
現在のプロジェクト状況を把握する
整理の第一歩は、現状の把握です。感覚的に「多すぎる」と感じているだけでは、改善ポイントは見えてきません。まずはプロジェクト一覧を俯瞰し、以下の視点で分類します。
稼働中か非稼働かを確認する
直近1〜2か月間に更新がないプロジェクトは、アーカイブ候補としてリストアップします。担当者にヒアリングし、今後動きがない場合は非表示またはアーカイブします。
重複や類似案件の洗い出し
同じクライアントやテーマで複数のプロジェクトが立ち上がっている場合は、統合の余地があります。過去のプロジェクトを残す必要がある場合は「旧案件」として命名し、整理して保存します。
プロジェクトオーナーの明確化
オーナー不在のプロジェクトは意思決定が滞ります。責任者がいない場合は廃止や統合の検討が必要です。
アーカイブ機能を活用する
TeamHackには過去案件を非表示にできるアーカイブ機能があります。不要になったプロジェクトを削除するのではなく、アーカイブ化することで履歴は保持しつつ画面上の情報量を減らせます。
- 完了から一定期間経過したら自動的にアーカイブ
- アーカイブ済みでも検索で参照可能
- 運用ルールとして月初や四半期ごとに実施
削除ではなくアーカイブを基本とすることで、後からの参照性と整理効率を両立できます。
プロジェクト命名ルールを統一する
整理のしやすさは、プロジェクト名の付け方に大きく依存します。命名ルールがバラバラだと、検索やソートが困難になります。
推奨フォーマット例
- 【クライアント名】案件内容_開始年月
- 【部署名】業務カテゴリ_案件名
- 【社内】プロジェクト目的_担当者
こうした統一フォーマットを運用マニュアルとして共有し、新規作成時に必ず従うようにします。
タグやカテゴリで整理する
TeamHackのタグ機能やカテゴリ機能を活用すると、複数のプロジェクトを横断的に管理できます。
- クライアント別タグ
- 案件種別タグ（制作／開発／マーケティングなど）
- ステータス別タグ（提案中／進行中／完了）
タグ付けの基準もチーム全体で統一し、誰が見ても同じ分類ができる状態を目指します。
ダッシュボードのカスタマイズ
TeamHackではダッシュボードの表示設定をカスタマイズできます。不要な項目を非表示にし、優先度の高いプロジェクトやカテゴリーだけを表示することで、見通しの良い管理画面に整えられます。
- お気に入りプロジェクトだけ表示
- 締切が近い順に並び替え
- 部署ごとに別ビューを作成
これにより、日常的な作業効率が大幅に向上します。
定期的な棚卸しの仕組み化
整理は一度きりでは効果が薄く、定期的な棚卸しが必要です。おすすめは以下のタイミングです。
- 月初のチームミーティングで確認
- 四半期ごとの全社的な整理日を設定
- 大型案件の終了後に関連プロジェクトも整理
棚卸しは作業時間をあらかじめスケジュールに組み込み、習慣化することで継続できます。
整理後の運用ルールづくり
整理しても、運用ルールがなければすぐに元の状態に戻ってしまいます。以下のようなルールを文書化し、共有しましょう。
- 新規プロジェクト作成前に既存の重複確認を行う
- 進捗がないプロジェクトは30日でレビュー
- 完了から60日経過で自動アーカイブ
- 命名規則とタグ付けを必須化
ルールは柔軟に見直しつつ、チーム文化として定着させることが重要です。
新旧プロジェクトの切り分け方
案件によっては、同じテーマでも年度やフェーズで切り分けるほうが管理しやすい場合があります。
- 年度ごとにプロジェクトを作成
- 大規模案件はフェーズごとに分割
- 細分化しすぎない範囲での分離
こうすることで、過去データを保持しながらも現在必要な情報だけをすぐに参照できます。
プロジェクト整理で得られる効果
整理を徹底すると、単に見やすくなるだけでなく、以下のような効果があります。
- 情報検索の時間短縮
- タスクの漏れや重複防止
- チームの責任範囲が明確化
- 新規メンバーのオンボーディングが容易になる
- プロジェクトの優先度が判断しやすくなる
結果として、ツールの活用度が高まり、業務効率が向上します。
まとめ
TeamHackでプロジェクトが増えすぎると、情報の把握やタスク管理が難しくなります。解決のためには、まず現状の棚卸しを行い、アーカイブや命名ルール、タグ、ダッシュボードカスタマイズなどの整理術を取り入れることが有効です。さらに、定期的な棚卸しや運用ルールを設定して、継続的な改善を行うことが大切です。整理された環境は業務効率を大きく高め、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。
