Stockで外部共有がしにくいときの解決策
情報共有ツール「Stock」は、社内のナレッジやドキュメントを安全に保管し、必要なメンバーと共有できる仕組みが魅力です。しかし、社外のパートナーや顧客に情報を共有する必要がある場合、「アクセス権限の設定が面倒」「ファイルを安全に渡せない」「リンク共有の仕様がわかりにくい」などの課題を感じることがあります。
本記事では、Stockで外部共有がしにくいときの原因を整理し、効率的かつ安全に外部共有を行うための改善策を解説します。
AIレーダーチャートによるStockの評価
Stockで外部共有がしにくくなる主な原因
権限設定の複雑さ
Stockは情報の安全性を高めるため、フォルダ・ノート単位で細かく権限を設定できます。しかし、外部共有のたびにアクセス権限を調整する必要があり、操作が煩雑になりがちです。
外部ユーザー追加の手間
社外の関係者をStockのメンバーとして追加しなければアクセスできない場合、都度登録作業が発生し、即時共有が難しくなります。
セキュリティポリシーによる制限
組織の情報管理ルールが厳しい場合、Stock外でのリンク共有やダウンロードが制限され、スムーズに渡せないことがあります。
データ形式の互換性
Stock内の情報がノート形式や特定ファイル形式で保管されていると、相手の環境でそのまま閲覧できないことがあります。
解決策の基本方針
- 外部共有の手順を簡略化する運用ルールを整備
- セキュリティと利便性のバランスを取る
- ファイル形式やリンク形式を事前に調整
- チーム内で共有方法を統一し、属人化を防ぐ
改善策1：外部共有用フォルダを作成
外部共有の頻度が高い場合は、「外部共有専用フォルダ」を作り、権限設定をあらかじめ外部メンバー用に調整しておきます。
- 必要な資料だけをまとめ、社内機密は含めない
- 新規案件のたびにフォルダを複製し、即時利用可能にする
改善策2：リンク共有機能の活用
Stockのリンク共有機能（利用可能なプランの場合）を活用すれば、相手にStockアカウントがなくてもノートやファイルを見せられます。
- 閲覧期限付きリンクを発行する
- 閲覧のみ・編集可などアクセスレベルを制限する
改善策3：ファイル形式を事前に変換
社外で確実に開ける形式に変換してから共有すると、閲覧トラブルを防げます。
- PDF化して送る
- ExcelやWord形式でエクスポートする
- 画像やスクリーンショットで簡易共有する
改善策4：クラウドストレージとの併用
Stock単体で共有しにくい場合は、Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージと併用します。
- ファイルはクラウドストレージに置き、Stockのノートにリンクを記載
- アクセス権限はストレージ側で設定して管理
改善策5：テンプレート化で共有時間を短縮
外部共有のたびに説明や権限調整を行うのは非効率です。以下をテンプレート化するとスムーズになります。
- 外部共有用案内文（アクセス方法・注意事項）
- 初期フォルダ構成
- ファイル命名ルール
改善策6：セキュリティ設定の最適化
組織の情報管理ルールに合わせ、外部共有時のリスクを最小化します。
- 閲覧期限・パスワードを設定
- ダウンロード不可設定を有効化
- 閲覧履歴を定期的に確認
運用ルールの策定ポイント
- 外部共有する情報の範囲を明確化
- 権限の付与・削除のフローを作る
- 外部共有履歴を記録し、定期レビュー
- 外部メンバー用ガイドを作成して渡す
よくある失敗例と回避策
- 権限解除忘れ → 案件終了後はすぐにアクセス権を削除
- 機密情報の混在 → 外部共有フォルダには必要最小限の資料のみ格納
- リンク期限切れで再送依頼 → 期限設定は余裕を持たせるか、事前告知する
効率化のための小技
- 外部共有頻度が高いプロジェクトは、最初から共有用構成を組んでおく
- 社外メンバーとのやり取りはSlackやメールに加え、Stockリンクを活用して情報を一元化
- プロジェクト終了時には「外部共有終了チェックリスト」を使って権限削除漏れを防ぐ
まとめ
Stockで外部共有がしにくい原因は、権限設定の複雑さ、外部ユーザー追加の手間、セキュリティポリシー、データ形式の問題などが挙げられます。
解決するには、外部共有専用フォルダの活用、リンク共有機能、事前のファイル形式変換、クラウドストレージ併用、テンプレート化、セキュリティ設定の最適化が効果的です。
共有方法を標準化し、チーム全員が同じ手順で運用できるようにすることで、業務効率とセキュリティを両立できます。
