Stockでフォルダが増えすぎたときの整理術
社内の情報共有やナレッジ管理に特化したツール「Stock」は、ドキュメントやメモを簡単にフォルダで整理できる点が魅力です。しかし、利用期間が長くなるほどフォルダ数は増加し、必要な情報をすぐに見つけられなくなることがあります。フォルダが肥大化すると、検索性や作業効率が低下し、情報共有のメリットが半減してしまいます。
本記事では、Stockでフォルダが増えすぎたときに行うべき整理術を具体的に解説します。
AIレーダーチャートによるStockの評価
Stockのフォルダが増えすぎると起きる問題
必要な情報を探す時間が増える
フォルダ構造が複雑になると、目的のノートにたどり着くまでに時間がかかります。似たようなフォルダが複数存在している場合は、開いて確認する手間も増え、業務効率が下がります。
情報の重複や古いデータの放置
同じ内容のノートが異なるフォルダに分散してしまうと、どれが最新か判断しづらくなります。また、更新されないまま古い情報が残ることで、誤ったデータを参照するリスクも高まります。
チーム内での混乱
複数人で利用する場合、フォルダ命名や階層のルールが統一されていないと、メンバーごとに作成基準が異なり、構造が乱れやすくなります。結果として、検索性の低下や誤操作が発生します。
フォルダ整理の基本方針
目的別に大分類を作る
まずは「案件別」「部門別」「期間別」など、上位階層を大分類として整理します。大分類の数は5〜7個程度に抑えることで、トップ画面から全体像を把握しやすくなります。
命名ルールを統一する
「YYYYMM_案件名」や「部門名_業務内容」など、フォルダ名にルールを設定します。日付やプロジェクト名を組み合わせることで、ソート順や検索時の精度が上がります。
古いフォルダはアーカイブ化
一定期間更新がないフォルダは「アーカイブ」専用の大分類に移動します。アクティブな業務だけをメイン階層に残すことで、日常的な閲覧性を高められます。
実践的なフォルダ整理ステップ
ステップ1：現状の構造を把握する
まず全フォルダの一覧をエクスポートまたは画面キャプチャで記録します。フォルダ数や階層構造を可視化することで、重複や不要フォルダを発見しやすくなります。
ステップ2：不要フォルダを削除または統合
内容が空のフォルダや重複しているフォルダを削除します。また、似た役割を持つフォルダは一つに統合し、必要に応じてタグやタイトルで補足します。
ステップ3：優先度の高い情報から整理
業務上、頻繁に参照する情報や更新頻度の高い情報から整理します。優先順位をつけることで、最短時間で効果を実感できます。
ステップ4：カテゴリ別のトップページを作成
Stockのノートを使い、主要フォルダへのリンク集を作成します。これを「ポータルページ」として活用すれば、階層を辿らずに目的の場所へ移動できます。
フォルダ整理の継続運用方法
定期的なメンテナンス
月に1回、または四半期ごとにフォルダ構造を見直します。定期的な棚卸しで、不要データの蓄積を防ぎます。
作成権限の制御
必要以上にフォルダが増えるのを防ぐため、新規フォルダ作成権限を管理者に限定する方法も有効です。チーム全員が自由に作れる状態では、乱立しやすくなります。
タグや検索機能との併用
Stockはタグ付けや検索機能も充実しているため、必ずしも細かくフォルダ分けする必要はありません。タグ管理を併用すれば、同じ情報を複数の文脈で呼び出せます。
よくある失敗例と回避策
分類基準の乱立
人によって分類基準が違うと、整理後も混乱します。最初にルールを文書化し、全員に共有しましょう。
フォルダ数を減らしすぎる
整理の過程でフォルダ数を極端に減らすと、今度は情報が一箇所に集まりすぎて探しにくくなります。必要な粒度を保ちながら削減することが大切です。
更新日を無視した分類
古い情報が現行業務の中に残ると、間違った情報を参照する恐れがあります。更新日や最終閲覧日を基準に仕分けましょう。
効率化に役立つ小技
数字や記号で並び順を固定
フォルダ名の先頭に「01」「02」や「A_」「B_」などを付けると、一覧表示で順番を固定できます。
絵文字で視認性を向上
案件別や部門別に絵文字を入れることで、パッと見で区別しやすくなります。過剰にならない程度に活用すると便利です。
一時保管用フォルダの活用
未分類のノートや作業中のメモは、一時保管用のフォルダにまとめます。週末や月末にまとめて分類する習慣をつければ、日常の混乱を防げます。
まとめ
Stockでフォルダが増えすぎると、情報の検索性やチーム内の共有効率が大きく低下します。
整理のポイントは、目的別に大分類を作る、命名ルールを統一する、古い情報をアーカイブ化することです。
さらに、定期的なメンテナンスや権限管理、タグ機能の活用を組み合わせれば、常に快適な情報環境を保てます。
フォルダ整理は一度きりの作業ではなく、継続的な運用が重要です。これらの方法を取り入れて、チーム全員が必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えましょう。
