Notionの検索で情報が見つからないときの改善法｜探しやすいワークスペースの作り方
Notionはページ、データベース、コメント、添付ファイルまで横断的に検索できる便利な機能を持っています。
しかし、実際に使ってみると「検索しても欲しい情報が出てこない」「キーワードを入力しても関係ない結果ばかり出る」「探しているページが埋もれる」といった悩みが生じることがあります。
この記事では、Notionの検索で情報が見つからない原因と、それを改善するための具体的な設定・運用方法を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるNotionの評価
Notionで検索で情報が見つからない主な原因
ページタイトルや内容にキーワードが含まれていない
検索はキーワード一致をベースにしているため、想定と異なる単語で記録しているとヒットしません。
ページ階層やフォルダ構造が複雑
深い階層にあるページは存在に気づきにくく、検索結果でも埋もれやすくなります。
データベース内の検索条件が限定的
データベースビューのフィルターやソートが原因で、対象データが表示されないことがあります。
アーカイブ化や権限設定による非表示
権限のないページやアーカイブに移動したページは検索結果に表示されません。
ファイル名やタグの不統一
命名規則やタグ付けが統一されていないと、検索での抽出精度が下がります。
改善法1：キーワード設計と命名規則の統一
ページタイトルに主要キーワードを含める
例えば「会議メモ」ではなく「2024年5月 営業会議メモ」のように、日付やプロジェクト名も入れます。
ファイルや添付の命名ルール
ファイル名にも日付、プロジェクト名、内容を盛り込むことで検索ヒット率が上がります。
タグの統一化
同じ意味のタグを複数使わないよう、チームで統一したタグリストを作成します。
改善法2：ページ構造と階層の見直し
階層は浅くする
重要ページはワンクリックでアクセスできる位置に置くことで、検索よりも直接アクセスが可能になります。
インデックスページを作成
全ページや主要資料へのリンクを集めた「インデックスページ」を用意すれば、検索依存を減らせます。
改善法3：データベース検索の最適化
フィルター・ソート条件の確認
見つからない場合は、ビューのフィルター設定を解除して全件表示し直します。
プロパティの活用
タグ、担当者、日付などのプロパティを充実させることで、検索結果を絞り込みやすくなります。
検索専用ビューの作成
データベースごとに「全件表示」や「最近更新順」などの検索補助ビューを用意します。
改善法4：権限設定と公開範囲の確認
閲覧権限を再確認
メンバーが閲覧できないページは検索にも表示されません。必要に応じて権限を見直します。
アーカイブ整理
古いページをアーカイブフォルダに移す場合は、検索でヒットさせる必要があるか検討します。
改善法5：検索機能の使い方を工夫する
部分一致や曖昧検索を試す
完全一致で見つからない場合は、キーワードの一部だけで検索してみます。
日本語と英語を両方試す
英語表記や略称を使っているページは、日本語キーワードではヒットしないことがあります。
絞り込み検索
検索バーで「in:ページ名」や「created:YYYY-MM-DD」などの条件指定を活用します。
改善法6：定期的な情報整理
月1回の情報整理日
不要なページを削除し、関連情報を統合する日を設定します。
ページのラベル付け
「重要」「進行中」「参考」など、ステータスを示すラベルを付与しておくと検索効率が上がります。
改善法7：検索以外のアクセス手段を確保
- お気に入り機能で重要ページを常に上部に固定
- ショートカットページをサイドバーに配置
- 外部リンク集をブラウザのブックマークに登録
まとめ
Notionで検索しても情報が見つからないのは、キーワード設計、命名規則、ページ構造、データベース設定、権限管理のどれかに問題がある場合がほとんどです。
命名やタグを統一し、階層を浅く保ち、検索補助ビューを作ることで、目的の情報に素早くたどり着けます。
また、検索だけに頼らず、インデックスページやお気に入り機能を活用すれば、さらに情報アクセスの効率が向上します。
