Notionのテンプレートを使いすぎて混乱したときの整理方法｜必要なテンプレだけを残す管理術
Notionには豊富なテンプレートが用意されており、プロジェクト管理、日報、習慣トラッカー、ナレッジベースなど、あらゆる用途にすぐ対応できます。
しかし便利さゆえに「気になるテンプレをどんどん追加した結果、ページが増えすぎて使いこなせない」「同じ用途のテンプレが複数存在する」「どのテンプレが最新なのかわからない」という混乱が起きやすくなります。
この記事では、テンプレート乱用による混乱を整理し、必要なテンプレだけを残す方法と再発防止のルールを詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるNotionの評価
Notionでテンプレート乱用で起きる問題
ページ構造が複雑化
似た用途のテンプレートが複数存在し、どのページを使えばいいか迷います。
情報が分散する
同じ情報が複数のテンプレに記録され、更新漏れや重複管理が発生します。
メンバーが混乱
チーム利用では、メンバーごとに異なるテンプレを使ってしまい、情報共有がしづらくなります。
作業効率の低下
どのテンプレが正しいのか確認する手間が増え、作業スピードが落ちます。
ステップ1：現状のテンプレートを可視化
一覧化する
サイドバーや検索機能で「Template」や「テンプレート」などのキーワードを検索し、すべてのテンプレを洗い出します。
用途ごとに分類
プロジェクト管理、タスク管理、ナレッジ、日報などのカテゴリに分けます。
使用頻度を確認
最近使っていないテンプレートにはアーカイブタグを付けるなど、使用状況を可視化します。
ステップ2：不要テンプレの整理
未使用のテンプレを削除
過去に試しただけで使わなくなったテンプレは削除してしまいましょう。
似た用途のテンプレを統合
同じ目的で使うテンプレが複数ある場合は、もっとも使いやすいものに統一します。
一時保管フォルダへ移動
削除に迷うテンプレは「テンプレート保管庫」ページを作り、そこに移しておくと安心です。
ステップ3：必要テンプレの選定基準
- 目的に直結しているか
日常業務やプロジェクト運営で確実に使うものかどうか - 運用しやすいか
複雑すぎず、必要な項目が揃っているか - チーム全体で使えるか
個人用ではなく、チームで共通利用できるかどうか - カスタマイズ性があるか
運用ルールやプロセスの変化に合わせて編集できるか
ステップ4：整理後の運用ルール作り
テンプレ追加のガイドライン
新しくテンプレを追加する前に、既存テンプレで代用できないか確認するルールを設定します。
標準テンプレートの明確化
チームで使用する標準テンプレを決め、他は原則使わない方針にします。
定期見直し
3〜6か月ごとにテンプレ一覧を見直し、不要なものを整理します。
再発防止のテクニック
インデックスページの作成
すべてのテンプレを1つのインデックスページに集約し、そこからアクセスできるようにします。
タグ管理
テンプレに「個人用」「チーム用」「プロジェクト用」などのタグを付けることで、使い分けやすくなります。
最小限運用
テンプレは必要最小限にとどめ、足りない部分はカスタマイズで補います。
権限管理
誰でもテンプレを追加できる状態だと増えやすいため、追加できるメンバーを制限します。
具体例：整理後のテンプレ構成
- タスク管理：チーム共通のカンバンボード型テンプレ
- ナレッジ共有：FAQ型データベース
- 会議メモ：議事録フォーマット
- 日報・週報：記入欄が固定された日次・週次レポートテンプレ
- プロジェクト計画：ガントチャートやロードマップ付きテンプレ
まとめ
Notionのテンプレートは便利ですが、使いすぎると情報が分散し、業務効率を下げる原因になります。
混乱を防ぐには、まず現状を可視化し、不要なテンプレを削除・統合すること。そして選定基準を明確にして必要最小限のテンプレに絞ることが大切です。
さらに追加ルールやインデックス化で管理を徹底すれば、Notionのテンプレ機能を効率的に活用できる環境を維持できます。
