Notionのデータベースが複雑になりすぎたときの整理術｜構造・プロパティ・ビューを最適化する方法
Notionのデータベースは、タスク管理や顧客管理、ナレッジ共有など幅広い用途で活用できる強力な機能です。しかし、使い続けるうちに「プロパティが増えすぎて入力が面倒」「ビューが乱立して探しにくい」「複雑なフィルターで動作が重い」といった問題が発生することがあります。
この記事では、複雑化したNotionデータベースを整理し、構造をスリム化して運用効率を上げる方法、さらに再発防止のための初期設計ルールまで詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるNotionの評価
Notionでデータベースが複雑化する原因
プロパティの増加
項目追加を繰り返すうちに、本当に必要な情報以外のプロパティが増えて入力や表示が煩雑になります。
ビューの乱立
異なる条件でビューを作り続けると、似た内容のビューが複数存在し、どれを使えばいいのか分からなくなります。
フィルター・ソート条件の過剰設定
複数の条件を組み合わせすぎると、動作が重くなり、意図しない表示結果になることがあります。
データの混在
目的やカテゴリーが異なる情報を1つのデータベースに詰め込みすぎると、分類や検索が困難になります。
ステップ1：データベース構造の見直し
データベースの分割
用途やカテゴリーが異なる場合は、データベースを分けて管理します。
例：
- 顧客管理DBと案件管理DBを別にする
- 月次データと年次データを別にする
リンクドデータベースの活用
必要に応じて複数のデータベースをリンクし、関連情報を参照できるようにします。これにより、1つのデータベースに全情報を詰め込む必要がなくなります。
ステップ2：プロパティの整理
不要プロパティの削除
使っていないプロパティは削除し、情報を入力する負担を減らします。
命名規則の統一
同じ意味の項目名が異なる表記になっていないか確認し、統一します。
例：納期／期限 → 「期限」に統一
プロパティタイプの最適化
- 数値項目はNumber型に統一
- カテゴリー分けはSelectまたはMulti-select型
- 日付管理はDate型にすることで、ソートやフィルターが簡単になります。
ステップ3：ビューの整理
必要最小限のビューに絞る
用途別に主要ビューを3〜5種類に限定します。
例：
- 全件表示
- 担当者別
- 期限順
- ステータス別
命名規則の統一
「期限順（全件）」「担当者別（進行中）」のように、ビュー名から条件が分かるようにします。
ビューの共有設定
チーム全体で使うビューは共有化し、個人用ビューは必要に応じて非公開にすることで混乱を防ぎます。
ステップ4：フィルターとソートの最適化
条件のシンプル化
複雑な条件は分解し、複数ビューで表現します。条件を少なくすることで、読み込み速度が向上します。
優先条件を先に設定
一番重要な条件（例：ステータス＝進行中）を最初に設定し、残りは補助条件にします。
ステップ5：データ整理の運用ルール
定期的な棚卸し
月1回〜四半期ごとに、使っていないビューやプロパティを削除します。
新規追加ルール
新しい項目やビューを追加する際は、目的と使用頻度を明確にしてから作成します。
入力ルールの共有
チームで同じ入力形式・命名ルールを守ることで、データの一貫性を維持できます。
再発防止のための初期設計テンプレート
初期テンプレート設定のポイント
- プロパティ上限を設定
最大○項目までなど制限を設ける - ビュー構成を固定
全件・担当者別・期限順など主要ビューだけをテンプレートに含める - 命名ルールの組み込み
プロパティ・ビュー名のフォーマットをあらかじめ設定 - フィルター条件の標準化
必須条件をテンプレート化し、余計な条件追加を防ぐ - アーカイブ機能の設置
古いデータを自動または手動で移動できるビューを用意
まとめ
Notionのデータベースが複雑になる主な原因は、プロパティやビューの増加、フィルター設定の過剰化、異なる用途のデータ混在です。
改善のためには、データベースの分割とリンク活用、プロパティ整理、ビューの統合、フィルターのシンプル化が有効です。
さらに初期設計テンプレートを導入すれば、再発を防ぎつつ、常に整理された状態で運用できます。
整理されたデータベースは検索性と可読性を高め、Notionをより高速かつ効率的に活用できるようになります。
