Notionでタスクとメモが混在して管理しにくいときの分離方法｜情報整理で生産性を高める
Notionはタスク管理、メモ、資料共有、データベースなど、あらゆる情報を一元管理できる便利なツールです。
しかし、使い続けるうちに「タスクとメモが同じページやデータベースに入り込み、管理が煩雑になる」という状況に陥ることがあります。
この記事では、タスクとメモが混在してしまったワークスペースを整理し、役割ごとに分離して管理しやすくする具体的な方法を解説します。
AIレーダーチャートによるNotionの評価
Notionでタスクとメモが混在すると起きる問題
優先順位が不明確になる
やるべき行動（タスク）と単なる記録（メモ）が同じリストにあると、どれから着手すべきか判断が難しくなります。
検索効率の低下
キーワード検索でタスクとメモが同時にヒットし、必要な情報を探すのに時間がかかります。
更新漏れや管理の重複
同じ内容がメモとタスク両方に記録されることで、更新作業が二重になったり、どちらが最新か分からなくなります。
ステップ1：現状の混在状況を把握する
データベース構造の確認
タスクとメモが同じデータベースに入っていないか確認します。
ページタイプの分類
ページやデータベースアイテムを「行動（タスク）」と「記録（メモ）」に分類します。
更新頻度の分析
タスクとして頻繁に更新されるものと、参照用として保管しているだけのものを分けます。
ステップ2：タスクとメモを物理的に分ける
データベースを分離する
- タスク用データベース：期限・担当者・進捗状況・優先度など行動管理に必要な項目を設定
- メモ用データベース：作成日・カテゴリ・タグなど参照用の整理項目を設定
ページの階層を整理する
タスク関連ページとメモ関連ページを別フォルダ（セクション）に分けます。
ビューを切り替えて管理
同じデータベースを使う場合でも、ビューを分けて「タスクビュー」「メモビュー」を作ることで混在を防ぎます。
ステップ3：分類基準を明確化する
タスクと判断する条件
- 明確な期限がある
- 完了・未完了の状態が存在する
- 他のメンバーとの共有・依頼が必要
メモと判断する条件
- 期限がない
- 完了の概念がない
- 情報の参照・記録が目的
ステップ4：既存データの整理
一括タグ付け
既存アイテムに「タスク」「メモ」のタグを付け、フィルターで分けて表示します。
移動・コピー
タグ分け後、該当するデータベースやフォルダに移動します。
古いデータのアーカイブ
どちらにも属さない古い情報はアーカイブページに移動しておきます。
ステップ5：運用ルールの設定
- 新規作成時の分類ルール
ページ作成時に「これはタスクかメモか」を必ず判断して登録 - テンプレートの使い分け
タスクテンプレートとメモテンプレートを別々に用意 - 定期的な整理
月1回の見直しで混在を防止
ステップ6：効率化のためのNotion機能活用
リンクデータベース
タスクとメモを分けたまま、必要に応じて関連付けることで参照性を確保します。
関連プロパティ
タスクとメモを別データベースにしても、「関連」プロパティを使えば相互リンク可能です。
ダッシュボードページ
タスクとメモをそれぞれ別ビューでまとめたダッシュボードを作成すると、日常管理がスムーズになります。
再発防止のポイント
- 1ページ1役割の原則を守る
- タスクとメモを同じ場所に直接追加しない
- 関連付けは「リンク」や「関連プロパティ」で行う
- 作成時に必ず分類を意識する
まとめ
Notionでタスクとメモが混在すると、優先順位の不明確化、検索効率の低下、情報の重複更新といった問題が起こります。
解決には、まず物理的にデータベースやページ構造を分離し、分類基準を明確化した上で既存データを整理することが重要です。
運用ルールを徹底すれば、タスクはタスクとして、メモはメモとして管理でき、生産性が向上します。
