Monday.comのフィルター・検索が不便なときの使い方工夫
Monday.comは、タスクやプロジェクトを効率的に管理するための多彩な検索・フィルター機能を備えています。しかし、初期状態のままでは情報が探しづらく、「目的のアイテムがすぐに見つからない」「検索結果が多すぎる」という課題が発生しがちです。本記事では、Monday.comのフィルター・検索が不便だと感じるときに使える改善策や工夫、運用ルールまで詳しく解説します。
Monday.comでフィルター・検索が不便に感じる主な原因
検索範囲が広すぎる
キーワード検索が全ワークスペース・全ボードを対象に行われると、不要な結果まで表示されます。
カラム設定の不統一
同じ内容でもカラム名やタイプが異なると、条件検索が正しく機能しません。
フィルター条件の使いこなし不足
複数条件を組み合わせた高度なフィルターを使わず、単純検索に頼るため精度が低下します。
保存フィルター未活用
よく使う条件を保存していないため、毎回条件を手動で設定する手間がかかります。
権限や表示設定の影響
非表示カラムや権限設定により、検索対象から漏れるデータがある場合があります。
改善策1：検索範囲を絞る
- グローバル検索ではなく、対象ボード内での検索を優先
- 「ボード名＋キーワード」で目的の結果を狙い撃ち
- アーカイブ済みアイテムも含めるかどうかを事前に設定
改善策2：カラムの標準化
- 同じ種類の情報は同じカラムタイプ・名称で統一
- 例：「納期」「期限」などの表記ゆれをなくす
- 数値・日付・ドロップダウンなど適切なカラムタイプを選択
改善策3：複数条件フィルターの活用
- ステータス＋担当者＋期限など、複合条件で絞り込み
- AND条件とOR条件を使い分けて精度を高める
- 日付フィルターを「今週」「来週」などの相対指定にすることで定期的に利用可能
改善策4：保存フィルターを使う
- よく使う条件は保存してショートカット化
- 保存フィルターにわかりやすい名前を付ける（例：「今週納期＋未完了」）
- チームで共有して条件統一を図る
改善策5：検索キーワードの工夫
- 正確な語句よりも部分一致キーワードでヒット数を増やす
- プロジェクトコードやIDを活用してピンポイント検索
- 不要な単語を除外するために「-キーワード」を使用
改善策6：ビュー切り替えによる検索性向上
- カレンダービューで日付順に視覚的に把握
- カンバンビューでステータスごとに分類
- テーブルビューでカラム並び替えやグループ化を活用
改善策7：ラベルやタグの活用
- アイテムに一貫したラベルやタグを付与
- タグ検索で瞬時に絞り込み可能
- 色分けを活用して視覚的な識別性を高める
改善策8：検索・フィルターの運用ルール化
- プロジェクト開始時にカラム・ラベルを統一しておく
- チーム全員が同じフィルター条件名・タグ名を使うよう徹底
- 保存フィルターやビューは定期的に整理
フィルター・検索改善チェックリスト
- 検索範囲を必要最小限に絞っているか
- カラム名称・タイプが統一されているか
- 複数条件フィルターを活用しているか
- よく使う条件を保存フィルター化しているか
- 検索キーワードにプロジェクトコードやタグを活用しているか
- ビュー切り替えで視覚的に検索しやすくしているか
改善事例：ビフォーアフター
改善前
- 全社ボード全体を検索して数百件ヒット
- カラムが統一されておらず、条件検索できない
- 同じ条件を毎回手動で設定
改善後
- ボード単位で絞った検索で即目的データにアクセス
- カラム統一により正確な条件検索が可能
- 保存フィルターでワンクリック検索を実現
まとめ
Monday.comのフィルター・検索は、初期状態だと便利さが十分に発揮されないことがあります。しかし、検索範囲の絞り込み、カラム標準化、複数条件フィルターの活用、保存フィルターの共有などを組み合わせることで、目的の情報に最短でたどり着ける環境を作れます。検索の効率化は、情報共有のスピードアップと業務効率の向上に直結します。
