Microsoft Plannerでファイル共有がしにくいときの改善法

Microsoft Plannerは、シンプルなUIとMicrosoft 365との連携性が魅力のタスク管理ツールです。しかし、実際にチームで使ってみると「ファイル共有がやりにくい」「どこにアップしたかわからない」という悩みを持つ人は少なくありません。

この記事では、Plannerにおけるファイル共有の仕組みと、使いにくさを感じる原因、それを解消するための改善策を詳しく解説します。

AIレーダーチャートによるMicrosoft Plannerの評価

• 操作性・UIの分かりやすさ（初心者でも直感的に使えるか、学習コストの低さ）
• 機能性（コメント、通知、権限管理、リアルタイム編集など）
• 外部連携機能（Googleカレンダー、Slack、チャットツール、クラウドストレージなど）
• カスタマイズ性（フィールド追加、ビュー変更、テンプレート作成など）
• 料金体系（無料プランの有無、月額・年額料金、ユーザー単価）
• セキュリティ・データ管理（アクセス制御、暗号化、バックアップ体制）
• サポート体制・言語対応（日本語対応、サポート窓口、ヘルプドキュメント）

Microsoft Plannerのファイル共有の仕組み

PlannerとSharePointの連動

Plannerは単体でファイルを保存する機能を持たず、アップロードされたファイルはMicrosoft 365グループのSharePointドキュメントライブラリに保存されます。
つまり、Plannerの「ファイル」タブは、裏側ではSharePointの共有フォルダを参照しています。

タスクとファイルの関連付け

Plannerの各タスクにはファイルを添付できますが、その添付はリンク形式で表示されます。ファイル自体はSharePoint上に保存され、Plannerから直接編集やフォルダ移動はできません。

ファイル共有がしにくいと感じる主な原因

保存場所がわかりにくい

Plannerからアップロードしても実際の保存場所がSharePointのため、ファイルがどのフォルダにあるか迷うことがあります。

タスクごとにファイルが分散

同じプロジェクトでも、異なるタスクに別々にファイルを添付すると管理が煩雑になり、最新版の確認が難しくなります。

外部ユーザーとの共有制限

外部メンバーをゲストとして招待している場合、SharePointのアクセス制限によりファイルが開けないことがあります。

モバイルアプリでの使いにくさ

Plannerのスマホアプリではファイル一覧の表示やプレビュー機能が制限されており、素早く目的の資料を見つけにくくなります。

バージョン管理のしづらさ

Planner内からはファイルのバージョン履歴が確認できず、更新状況を追うには直接SharePointにアクセスする必要があります。

改善策1：保存場所を明確化する

SharePointのフォルダ構造を統一

Plannerのプラン作成時に、SharePoint側で「資料」「契約書」「画像素材」などフォルダを作成しておき、タスクの添付は必ず該当フォルダに保存します。

PlannerからSharePointを直接開く

「ファイル」タブ右上の[SharePointで開く]をクリックすれば、全ファイルの一覧にアクセス可能。保存場所をメンバー全員に共有しておくと迷いません。

改善策2：タスク添付ファイルの運用ルール化

同じ資料はタスクごとにアップロードせず、1つの場所に集約し、そのリンクを貼る方法がおすすめです。
また、ファイル名には日付やバージョン番号を付与しておくと混乱を防げます（例：提案書_v2_2024-08-10）。
完了タスクのファイルはアーカイブフォルダに移動し、整理を徹底します。

改善策3：外部共有の設定調整

外部ユーザーを含むプロジェクトでは、Microsoft 365管理センターやSharePointの共有設定で「外部共有を許可」に変更します。
必要な範囲に限定してアクセス権を付与し、「リンクを知っているユーザーに閲覧を許可」など適切な共有リンク設定を選択します。

改善策4：Teamsとの併用

PlannerはTeamsのタブに追加できるため、Teamsの「ファイル」タブと組み合わせて使うと共有効率が上がります。
チャットや会話と並べて表示できるため、ファイルの所在が明確になります。

改善策5：モバイルでのファイルアクセス改善

スマホからファイルを扱う場合、PlannerアプリだけでなくOneDriveアプリやSharePointアプリをインストールしておくと、ファイル一覧表示やプレビューがスムーズになります。

改善策6：バージョン管理の強化

SharePointのバージョン履歴機能を活用して、更新履歴や過去バージョンへの復元を可能にします。
これにより、最新版がどれか迷う問題を解消できます。

改善策7：Power Automateでファイル管理を自動化

Power Automateを使えば、Plannerでファイルが追加された際に自動でSharePointの指定フォルダに整理したり、通知を送ったりできます。
例として、

• 新しいファイルが追加されたらTeamsチャットで通知
• 特定のフォルダに自動移動して統一管理
• ファイル追加時に自動でバージョン名を付与

改善策8：整理のための定期レビュー

毎週または毎月、共有ファイル一覧を確認し、不要なファイルを削除します。古いファイルはアーカイブに移動し、重複ファイルは統合して最新版だけを残すことで、管理効率が高まります。

まとめ

Microsoft Plannerでファイル共有がしにくい原因は、保存先がSharePointであることやタスクごとの分散、外部共有制限などにあります。
改善のためには、保存場所の明確化、運用ルールの統一、TeamsやSharePointの併用、モバイル環境の強化、自動化ツールの活用が効果的です。
これらを組み合わせれば、Plannerでもスムーズでミスのないファイル共有が可能になり、プロジェクト全体の効率が向上します。