Microsoft Plannerの通知設定を見直して効率化する方法

Microsoft Plannerは、タスクの割り当てや期限が近づいたときに自動で通知を送ってくれる便利な機能を備えています。しかし、通知が多すぎると作業の集中力を削ぎ、逆に少なすぎると重要なタスクを見落とすリスクが高まります。

この記事では、Plannerの通知設定を適切に見直し、業務効率を最大化する方法を詳しく解説します。

AIレーダーチャートによるMicrosoft Plannerの評価

• 操作性・UIの分かりやすさ（初心者でも直感的に使えるか、学習コストの低さ）
• 機能性（コメント、通知、権限管理、リアルタイム編集など）
• 外部連携機能（Googleカレンダー、Slack、チャットツール、クラウドストレージなど）
• カスタマイズ性（フィールド追加、ビュー変更、テンプレート作成など）
• 料金体系（無料プランの有無、月額・年額料金、ユーザー単価）
• セキュリティ・データ管理（アクセス制御、暗号化、バックアップ体制）
• サポート体制・言語対応（日本語対応、サポート窓口、ヘルプドキュメント）

Microsoft Plannerの通知の種類と仕組み

Plannerで受け取れる主な通知

Microsoft Plannerは、以下のようなタイミングで通知を送信します。

• 自分にタスクが割り当てられたとき
• 自分が担当するタスクの期限が近づいたとき
• タスクの詳細や進捗が更新されたとき
• プランやタスクにコメントが追加されたとき

通知は主にメール通知とMicrosoft Teams通知で届きます。

通知の送信元と連動

Planner単体での通知設定は限定的ですが、Microsoft 365のエコシステムと連動しているため、OutlookやTeamsの設定が影響します。そのため、Plannerの通知調整は複数サービスでの設定見直しが必要です。

通知が多すぎると起こる問題

• 必要な情報が埋もれてしまい、重要な通知を見逃す
• 常に通知が届き、作業の集中力が途切れる
• 同じ内容の通知がメールとTeamsで重複する
• プロジェクト規模が大きいほど通知量が増え、管理が困難になる

通知は便利な反面、過剰になると逆効果になるため、最適なバランスを取ることが重要です。

Plannerの通知設定を見直す手順

1. Planner内の基本通知設定を調整

Plannerでは、右上の「設定」メニューから通知のオン／オフを切り替えられます。特に以下の項目を確認しましょう。

• 自分にタスクが割り当てられたらメールを受け取るか
• タスクの期限が近づいたら通知するか
• コメントが追加されたら通知するか

不要な通知はオフにし、重要なものだけを残すことで情報量を適正化できます。

2. Microsoft TeamsでのPlanner通知をカスタマイズ

PlannerをTeamsに連携している場合、Teamsの「通知設定」からPlannerのアプリ通知を細かく調整できます。

• 通知バナーのみ表示（アクティビティフィードには残さない）
• サウンド通知をオフにする
• 特定のプランのみ通知を受け取る

これにより、業務時間中の通知量を大幅に減らせます。

3. Outlookでのメール通知を整理

Plannerからの通知メールはOutlookのルール機能で振り分けると便利です。

• 「Planner通知」という専用フォルダを作成
• 条件として「差出人：Planner」または件名に「Planner」を含むメールを自動振り分け
• 重要なタスクのみフラグを立てる

これにより、通知メールが受信トレイを圧迫せず、必要な時だけまとめて確認できます。

4. モバイルアプリのプッシュ通知を調整

スマホアプリ版Plannerは、設定からプッシュ通知を個別にオン／オフできます。業務時間外は通知を抑える「集中モード」や「おやすみモード」と組み合わせることで、ワークライフバランスを保てます。

5. タスク命名とコメント運用で通知精度を高める

不要な通知を減らすには、タスク更新の運用ルールも重要です。

• 小さな変更でタスクを頻繁に更新しない
• コメントは必要なときだけタグ付きで送信
• 期限変更や担当変更など重要な更新のみ通知されるよう運用を統一

通知を効率化する応用テクニック

Power Automateでカスタム通知

Power Automateを使えば、Plannerのイベントをトリガーにして通知条件を自由に設計できます。

例：

• 期限が3日以内のタスクだけをTeamsチャットに通知
• 特定のキーワードを含むタスクだけをメールで送信
• 重要度が「高」のタスクのみプッシュ通知

ダイジェスト形式の通知にまとめる

個別通知ではなく、1日1回のダイジェスト通知を設定することで、情報をまとめて受け取れます。これもPower Automateで実現可能です。

プロジェクトごとの通知オン／オフ切り替え

進行中の重要プロジェクトだけ通知をオンにし、それ以外のプランは通知をオフにすることで、情報の精度が向上します。

通知量を最適化するための運用ルール

• プロジェクト開始時に通知ルールをチーム全体で共有
• 定期的に通知設定を見直す（プロジェクトフェーズごとに調整）
• 重複通知が発生しないよう、Planner・Teams・Outlook間の役割を明確化

まとめ

Microsoft Plannerの通知は、正しく設定すればタスク漏れを防ぎ、業務効率を高める強力なツールです。しかし、初期設定のままだと通知過多になり、逆に生産性を下げる原因にもなります。
Planner本体の通知設定だけでなく、TeamsやOutlook、モバイルアプリ、Power Automateを組み合わせてカスタマイズすれば、自分やチームにとって最適な通知環境を構築できます。