Microsoft Plannerでタスクが探しにくいときの検索術
Microsoft Plannerはシンプルで視覚的にわかりやすいタスク管理ツールですが、タスクが増えてくると「目的のタスクがなかなか見つからない」という悩みを持つユーザーも少なくありません。
特に複数のプロジェクトやチームで利用している場合、検索機能のシンプルさが逆に効率低下の原因になることもあります。
この記事では、Plannerでタスクを素早く見つけるための検索・フィルタリングテクニックと、運用改善のコツを詳しく紹介します。
AIレーダーチャートによるMicrosoft Plannerの評価
Microsoft Plannerでタスクが探しにくくなる理由
検索機能がシンプルすぎる
Plannerには検索バーが用意されていますが、キーワード検索のみで、詳細条件を組み合わせる高度な検索（AND/OR、期間指定など）はできません。そのため、大量のタスクを管理している場合には該当タスクを絞り込みにくくなります。
ビューが限られている
Plannerのビューは主に「ボード」「グラフ」「スケジュール」に限られており、リスト形式や階層表示などの柔軟なレイアウトが選べません。結果として、スクロール量が増え、探す手間がかかります。
複数プラン横断検索が弱い
標準の検索では、チームやプランをまたいだ横断的な検索がしにくく、対象プランを切り替えながら探す必要があります。
Plannerでタスク検索を効率化する方法
1. 検索バーとフィルターの併用
Planner画面右上の検索バーは全体検索の入り口ですが、さらに「フィルター」機能を組み合わせると、絞り込みの精度が高まります。
例えば、検索バーでキーワードを入力し、その後フィルターで「担当者」や「期限」「進捗状況」を指定すれば、必要なタスクだけを瞬時に表示できます。
2. バケットを検索条件に見立てる
バケットを単なるカテゴリではなく「検索のためのタグ」として設計すると便利です。
例として、バケット名を「緊急」「レビュー待ち」「設計フェーズ」などにしておくと、フィルターでバケットを選ぶだけで目的のタスクにたどり着けます。
3. タスク名の命名規則を統一する
タスクの命名方法にルールを設けておくと、検索効率が大幅に向上します。
例えば、【PJ名】＋【カテゴリ】＋【内容】という形式に統一すれば、検索バーでPJ名を入れるだけで関連タスクが一覧化されます。
例：「【新製品A】[デザイン] パッケージ案作成」
4. Microsoft Teamsから検索する
PlannerはTeamsと統合できるため、Teamsの検索バーからPlannerタスクを探すことも可能です。Teamsの検索はPlannerよりも柔軟な条件指定ができ、会話やファイルと一緒に結果が表示されるため、関連情報もまとめて確認できます。
5. Microsoft To Doとの同期でリスト検索
PlannerのタスクはMicrosoft To Doと同期可能です。To Doに同期すると、リスト形式での表示やキーワード検索がしやすくなり、スマホアプリからも高速に絞り込めます。
6. Outlookタスク連携で期間別検索
PlannerタスクをOutlookタスクとして同期させれば、Outlookの高度な検索や期間指定フィルターを活用できます。特に期限日や完了日を基準にタスクを探す場合は、この方法が有効です。
7. Power Automateで検索用レポート作成
Power Automateを使えば、Plannerタスクを定期的にExcelやSharePointリストに書き出し、そこから詳細検索することも可能です。条件を自由に設定できるため、特定のキーワードや担当者ごとのタスクリストを自動生成できます。
シーン別：タスク検索のベストプラクティス
締切が近いタスクをすぐに見つけたいとき
フィルターで「期限：今日」「期限：今週」を選択すると、近々対応が必要なタスクだけが表示されます。To Do同期やOutlook連携でリマインダーを活用すれば、見落としを防げます。
担当者別のタスクを一覧したいとき
フィルターの「担当者」で自分やチームメンバーを選ぶと、その人に割り当てられたタスクだけを抽出できます。特にプロジェクトマネージャーは、この方法で担当者ごとの進捗把握が容易になります。
プロジェクト全体の特定フェーズを探すとき
バケットをフェーズごとに設定しておくと、フィルターでバケットを選択するだけでその段階のタスクを一覧化できます。
例：「企画」「設計」「開発」「テスト」「リリース」
運用面での改善策
タグやキーワードを統一する
タスク名や説明文に必ずプロジェクト名や共通キーワードを含めることで、検索精度が高まります。タグのような使い方を意識すると良いでしょう。
完了タスクを定期的にアーカイブ
完了済みタスクを放置すると検索結果が煩雑になります。一定期間ごとに完了タスクをアーカイブする運用ルールを設けることで、現行タスクの検索がスムーズになります。
標準ビューのカスタマイズを意識
Plannerの制限内でも、バケット・フィルター・グループ化を組み合わせて自分なりの「仮想ビュー」を作ることで、目的のタスクが見つけやすくなります。
まとめ
Microsoft Plannerはシンプルさが魅力ですが、検索機能が限定的なため、タスクが増えると探しにくくなります。
しかし、フィルター活用、命名ルール統一、TeamsやTo Do、Outlookとの連携、Power Automateによるデータ抽出などのテクニックを組み合わせれば、検索効率を飛躍的に高められます。
重要なのは、Plannerの仕様に合わせた運用ルールと、Microsoft 365全体の連携機能をうまく活用することです。
