Kibelaでページが増えすぎたときの整理方法
Kibelaはチーム内の情報共有とナレッジ管理に優れたツールですが、長期間運用しているとページ（記事）が増えすぎて情報が探しにくくなることがあります。特にメンバーが多い組織では、日々の投稿や更新によってページ数が急速に膨れ上がり、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかるようになります。
この記事では、Kibelaでページが増えすぎたときに有効な整理方法と、今後の情報管理をスムーズにするための運用ルールについて解説します。
AIレーダーチャートによるKibelaの評価
ページが増えすぎることで起こる問題
必要な情報が埋もれる
新しい情報が次々に追加されることで、重要な記事が検索結果や一覧の下位に埋もれ、探しにくくなります。
重複コンテンツの増加
同じテーマのページが複数作られ、どれが最新なのか分からなくなることがあります。これにより誤った情報を参照してしまうリスクが高まります。
カテゴリーやタグの乱立
統一ルールがないままタグやカテゴリーが増え続けると、分類精度が落ちて管理しづらくなります。
更新・メンテナンスの負担増
古いページの内容を最新情報に合わせて更新する作業が増え、運用コストが上がります。
整理方法1：カテゴリー構造の見直し
大枠のカテゴリーを設定
カテゴリー数が多すぎると逆に探しにくくなるため、まずは大枠を定義します。例えば以下のように整理できます。
- マニュアル
- 議事録
- 報告書
- プロジェクト資料
階層構造で整理
カテゴリーを階層化し、上位カテゴリーと下位カテゴリーで情報を分類します。
例：
- マニュアル／営業
- マニュアル／開発
- マニュアル／総務
こうすることで、目的のページにたどり着きやすくなります。
整理方法2：タグの統一と整理
タグの命名ルールを決める
タグ名は短く、意味が明確で一貫性のあるものに統一します。
例：
- 不統一な例：「#契約」「#契約関連」「#契約書」
- 統一後：「#契約書」
不要タグの削除
半年に一度はタグの棚卸しを行い、使われていないタグや重複タグを削除・統合します。
整理方法3：アーカイブ運用の導入
古いページをアーカイブ化
すでに参照頻度が低く、内容が古いページは「アーカイブ」カテゴリーに移動します。必要に応じて検索可能な状態にしつつ、現行業務のページとは分離します。
関連情報を1ページに統合
似たテーマや同じ案件に関する複数ページを統合し、冗長な情報を減らします。
整理方法4：検索・フィルター機能の活用
タグ＋キーワード検索
タグで大まかに絞り込み、その中でキーワード検索を行うと精度が上がります。
更新日フィルター
最新情報を探す場合は更新日で絞り込み、古い情報は除外します。
整理方法5：テンプレート化で乱立防止
投稿フォーマットの統一
新しいページを作成するときは、統一されたテンプレートを使い、必要なタグやカテゴリーをあらかじめ設定します。これにより、分類ミスや重複作成を防げます。
作成前に検索を推奨
新規ページ作成前に類似ページが存在しないか検索するルールを設けます。
整理方法6：メンテナンス担当を決める
情報管理の責任者を明確化
全体を定期的に見直す担当者（またはチーム）を決め、カテゴリーやタグの整理、古いページの更新・削除を行います。
定期棚卸し
年に1〜2回、全ページを棚卸しして、重複・不要・古いページを整理します。
整理方法7：チーム全体でのルール共有
分類ルールのドキュメント化
カテゴリーやタグの使い方、アーカイブの基準などを明文化し、新メンバーにも共有します。
運用ルールの継続改善
実際の運用で使いにくさが出た場合は、随時ルールを見直します。
今後ページが増えすぎないための予防策
- 新規作成前に必ず既存ページを検索する
- 同じテーマの記事は更新で対応し、新規ページを増やさない
- テンプレートとガイドラインを必ず活用する
- アーカイブ運用を定着させる
まとめ
Kibelaでページが増えすぎると、情報が見つからない・重複が増える・メンテナンス負担が増えるといった問題が発生します。これを防ぐためには、
- カテゴリー・タグの整理
- アーカイブ運用
- テンプレート化
- 定期的な棚卸し
- チーム全体のルール共有
が欠かせません。
整理を一度行えば、Kibelaの情報活用効率は格段に上がり、必要な情報に素早くアクセスできる環境が整います。
