Jootoでラベル管理が煩雑になったときの整理法
Jootoはカードにラベルを付けてカテゴリー分けや優先度の可視化ができる便利なタスク管理ツールです。しかし、長く運用しているとラベルが増えすぎて「似たような名前が多い」「使われないラベルがある」「色の意味が統一されていない」といった問題が発生します。ラベル管理が煩雑になると、検索やフィルター機能の精度が落ち、チーム全体のタスク把握が難しくなります。本記事では、Jootoでラベル管理が複雑になったときの整理法と、再び煩雑にならないための運用ルールを詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるJootoの評価
ラベル管理が煩雑になる主な原因
重複や類似ラベルの乱立
「営業」「営業部」「セールス」など意味が近いラベルが複数存在し、どれを使えばよいのか迷う状態になります。
色分けルールの不統一
同じ色が異なる意味で使われていたり、色の選択が担当者ごとにバラバラになっている場合、視覚的な認識が混乱します。
使われないラベルの放置
過去に使っていたが今は不要なラベルが残り、選択時にリストが長くなります。
ラベル用途の曖昧さ
プロジェクト名、タスク種別、優先度など異なる用途のラベルが混在し、整理されていない状態です。
ステップ1：現状のラベル一覧を可視化
まずは全ラベルを一覧で確認します。Jootoのラベル設定画面からラベル名と色をすべて書き出し、以下の項目を整理します。
- ラベル名
- 色
- 利用頻度
- 用途（プロジェクト／種別／優先度など）
これにより、重複や使われていないラベルが一目で分かります。
ステップ2：不要ラベルの削除・統合
削除対象
- 利用頻度がゼロまたは極端に少ないもの
- 意味が重複しているもの
- 現行プロジェクトでは使わないもの
統合対象
- 名前が似ていて用途が同じもの
- 表記ゆれ（「顧客A」「顧客Ａ」など）
統合時は新しい統一ラベルを作成し、既存のカードのラベルを付け替えます。
ステップ3：色分けルールの再構築
色は視覚的にタスクの状態やカテゴリを識別する重要な要素です。色の意味をチームで統一しましょう。
例：
- 赤系：緊急・高優先度
- 青系：進行中
- 緑系：完了・承認済み
- 黄色系：顧客対応
- 灰色系：参考・保留
ステップ4：用途別ラベルの分離
異なる用途のラベルを明確に分け、混在しないようにします。
- プロジェクト系ラベル：案件名やクライアント名
- 種別ラベル：開発、営業、マーケティングなど
- 優先度ラベル：緊急、高、中、低
- 状態ラベル：進行中、レビュー待ち、完了
用途が明確になることで、検索やフィルターが正確になります。
ステップ5：運用ルールの策定
ラベル作成ルール
- 新規ラベル作成は管理者承認制にする
- 命名は用途＋名称で統一（例：「顧客_ABC」「優先度_高」）
- 色は用途別ルールに従う
定期レビュー
四半期ごとにラベル一覧を確認し、不要なものを削除または統合します。
共有ドキュメント化
ラベルの用途、色、命名規則をWikiや共有ファイルにまとめ、チーム全員が参照できる状態にします。
ステップ6：整理後の活用例
高速フィルター
統一されたラベルを使えば、特定の顧客案件や優先度だけを素早く抽出可能になります。
ダッシュボード可視化
ラベル別のタスク件数をレポート化し、進捗やリソース配分の偏りを分析できます。
外部ツール連携
Slack通知やGoogleスプレッドシートへの自動出力時にも、統一されたラベルがあると整然としたデータ管理が可能になります。
再び煩雑化しないための予防策
- ラベル作成は必ず承認制
- 新規プロジェクト開始時に既存ラベルの再利用を優先
- 定期的なラベル棚卸し
- 色分けルールの維持と周知
まとめ
Jootoのラベル管理が煩雑になる原因は、重複や類似ラベルの乱立、色分けルールの不統一、用途の混在、使われないラベルの放置などです。整理の流れは、ラベル一覧の可視化→不要・重複ラベルの削除・統合→色分けルール統一→用途別分離→運用ルール策定という順序で進めると効率的です。運用ルールを徹底し、定期的に棚卸しを行えば、ラベル管理の精度と作業効率が大幅に向上します。
