Jootoでボードが増えすぎたときの整理術
Jootoは、直感的なカンバン方式でタスク管理ができるクラウドツールです。プロジェクトごとやチームごとにボードを作れるため、業務の可視化や進捗共有に役立ちます。しかし、長期間利用しているとボードがどんどん増え、「どのボードに何があるのかわからない」「必要な情報がすぐに見つからない」といった状況になりやすくなります。本記事では、Jootoで増えすぎたボードを効率的に整理し、再び混乱しないための運用方法を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるJootoの評価
ボードが増えすぎることで起きる問題
情報の分散
関連するタスクが複数のボードに分かれてしまい、全体像を把握しにくくなります。
検索効率の低下
ボード数が多いと、目的のタスクやプロジェクトを探すまでに時間がかかります。
管理コストの増加
メンバーの追加や権限設定をボードごとに行う必要があり、管理工数が増えます。
重複や更新漏れ
同じ内容のタスクが複数のボードに存在したり、更新すべき情報が一部のボードに反映されないケースがあります。
ボード整理の基本方針
- 関連性の高いボードは統合する
- 不要なボードはアーカイブ化または削除する
- ボード命名規則を統一する
- 再び乱立しないための運用ルールを作る
ステップ1：現状把握
まずは、すべてのボードを一覧化し、以下の項目を確認します。
- ボード名
- 最終更新日
- 利用頻度（アクティブかどうか）
- 関連チーム・担当者
- プロジェクトの進行状況（終了済みか継続中か）
最終更新日が古く、今後使う予定がないものは統合またはアーカイブ候補にします。
ステップ2：ボードの分類
ボードを以下のように分類すると整理がしやすくなります。
- アクティブ案件
- 終了案件（保管目的）
- 情報共有用
- 個人タスク用
アーカイブ機能を使えば、過去の案件を削除せずに非表示にでき、必要なときに復元可能です。
ステップ3：統合の実施
関連性の高い複数のボードは、1つにまとめることで情報の集約と管理効率化が可能です。
統合の流れ
- 統合先ボードを決定
- タスクをエクスポート（CSVなど）
- 統合先ボードにインポートまたは手動で移動
- 重複タスクや不要タスクを削除
統合後は関係者に案内し、新しいボードのURLや使い方を共有します。
ステップ4：命名規則の統一
ボード名の付け方を統一することで、検索性が向上します。
例：
- 【顧客名】プロジェクト名
- 【部門名】業務名
- 【年-月】イベント名
日付やカテゴリーを含めることで、目的のボードを素早く見つけられます。
ステップ5：権限とメンバーの見直し
統合や整理のタイミングで、不要なメンバーのアクセス権限を外します。外部共有している場合は、閲覧できる範囲を必要最小限に絞ります。
ステップ6：再び乱立しないための運用ルール
ボード作成基準
新規ボード作成は以下の場合に限定します。
- 新規案件で3か月以上継続するもの
- 既存ボードでは管理できない特別な業務
定期的な棚卸し
四半期ごとにボード一覧を確認し、不要なものをアーカイブします。
カテゴリー機能の活用
Jootoのカテゴリー分けや色分け機能を利用して、複数のプロジェクトを1つのボードで管理します。
共通テンプレートの活用
新しいボードはテンプレートを基に作成し、構造やリスト名を統一します。
ボード整理のメリット
- 情報が集約され検索性が向上
- 管理工数が削減
- チーム内での混乱が減少
- 過去案件の再利用が容易になる
まとめ
Jootoでボードが増えすぎると、情報の分散や検索効率の低下、管理コストの増加といった問題が発生します。これを防ぐには、現状把握→分類→統合→命名規則統一→権限見直しのステップで整理を行い、その後は新規作成基準や定期棚卸しルールを設けて運用することが大切です。適切な整理とルール化によって、Jootoを常に効率的に使える環境を維持できます。
