Garoonで複数部署の調整が難しいときの対処法
Garoonは多機能なグループウェアとして、大企業や中規模組織で部署間の業務連携を支える重要な役割を担っています。しかし、実務では「複数部署の予定が合わない」「承認ルートが複雑」「情報が分散する」といった問題から、調整に時間がかかるケースが多く見られます。特に会議やプロジェクト進行の際、Garoonを活用して効率的に調整を行う仕組みづくりは重要です。本記事では、Garoonで複数部署の調整が難しいときの具体的な原因と対処法を解説します。
AIレーダーチャートによるGaroonの評価
複数部署の調整が難しくなる主な原因
スケジュールの可視化不足
部署ごとのスケジュールは存在していても、他部署の予定が見えない設定になっている場合、空き時間を探すのに時間がかかります。
承認フローの複雑化
複数部署が関わる申請は承認者が多くなり、順番や権限が複雑になることで承認が滞りがちです。
情報の分散
掲示板、メッセージ、ワークフローなどの機能を部署ごとに異なる使い方をしていると、必要な情報が散らばり、調整のための情報収集に時間がかかります。
調整ルールの不統一
会議招集や依頼方法に統一ルールがなく、部署ごとにバラバラな運用をしていると調整がスムーズに進みません。
Garoonでスケジュール調整を効率化する方法
空き時間検索の活用
Garoonのスケジュール機能には、複数ユーザーの空き時間を自動で抽出する「空き時間検索」があります。複数部署のメンバーを選択して検索すれば、全員が参加できる候補時間をすぐに把握できます。
部署単位でのスケジュール共有
必要に応じて他部署のスケジュールを「詳細非表示・予定あり」などの制限付きで公開し、空き時間の把握を可能にします。
会議室・設備の同時予約
会議室や設備もスケジュールと一緒に予約することで、二重予約や別日程への再調整を防げます。
承認フローをシンプルにする工夫
並列承認の利用
承認が順番待ちになる「直列承認」ではなく、複数部署の承認者が同時に確認できる「並列承認」を活用すると、承認にかかる時間が短縮されます。
部署代表承認者の設定
部署全員に承認権限を付与するのではなく、部署代表者1～2名を承認者として設定し、承認ルートを簡略化します。
テンプレート化
よく使う複数部署向けの申請書はワークフローテンプレート化し、承認者やルートを固定して運用します。
情報共有の一元化
プロジェクト別掲示板の活用
複数部署が関わる案件は、プロジェクト専用の掲示板を作成して情報を一元化します。進捗報告や資料共有もここに集約することで、関係者全員が同じ情報を参照できます。
メッセージと掲示板の役割分担
短期的な調整はメッセージ、長期的に参照する情報は掲示板といったように使い分けることで、情報の散乱を防げます。
タグやカテゴリーで分類
案件名や部署名のタグを活用すれば、検索性が向上し、情報の見落としを防げます。
部署間調整ルールの統一
会議依頼の標準化
会議依頼時の必須項目（議題、目的、所要時間、候補日時）を統一し、全部署で共通のフォーマットを使います。
締切設定の徹底
承認や参加可否の回答には期限を設定し、遅延が発生しないようにします。
定期的な運用見直し
半年ごとに部署間調整の運用ルールを見直し、改善点を共有します。
調整を円滑にする補助機能・外部連携
カレンダー同期
GaroonスケジュールをGoogleカレンダーやOutlookと同期することで、部署をまたいだ予定確認が容易になります。
タスク管理との連携
Garoonのスケジュールやワークフローと外部のタスク管理ツールを連携させ、進捗を可視化します。
通知の最適化
重要な調整依頼や日程変更はプッシュ通知やメール通知を併用し、見落としを防ぎます。
チーム意識の醸成
部署間ミーティングの定期開催
Garoon上での調整だけでなく、対面やオンラインでの定期的な打ち合わせを行い、相互理解を深めます。
調整担当者の明確化
案件ごとに調整役を決め、責任を持ってスケジュールや承認を進める体制を作ります。
成功事例の共有
スムーズに部署間調整ができた事例を社内で共有し、他案件にも応用できるようにします。
まとめ
Garoonで複数部署の調整が難しい原因は、スケジュールの可視化不足、承認フローの複雑化、情報分散、運用ルールの不統一にあります。空き時間検索や並列承認、プロジェクト掲示板、カレンダー同期などの機能を活用し、ルールを統一すれば、調整のスピードと精度は格段に向上します。定期的な見直しと改善を続けることで、Garoonは部署間連携を強化する強力なツールとなります。
