Garoonの通知が多すぎる場合の制御方法
Garoonは社内コミュニケーションや業務管理を一元化できる便利なグループウェアですが、便利な反面「通知が多すぎて重要な情報が埋もれる」「作業が中断される」といった課題も起こりがちです。通知過多は情報疲労や生産性の低下を招くため、効果的な制御と整理が必要です。本記事では、Garoonの通知が多すぎると感じる場合に実践できる制御方法と運用改善策を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるGaroonの評価
なぜGaroonで通知が多くなるのか
多機能ゆえの通知量
Garoonはスケジュール、掲示板、ワークフロー、メッセージ、施設予約など複数機能を備えており、それぞれが独自に通知を発信します。複数機能を同時活用していると通知数が膨大になります。
全員宛て・全社向けの利用
掲示板やメッセージで全社宛ての投稿が多いと、関係のない情報まで受け取ることになります。部署限定でよい情報も全員に配信されるケースが原因になります。
通知設定のデフォルト放置
Garoon導入時の初期設定のまま利用すると、ほぼすべてのイベントで通知が届く状態になっている場合があります。
通知制御の基本設定
通知対象アプリの見直し
Garoonの個人設定から、どのアプリケーションの通知を受け取るかを選択できます。自分の業務に関係の薄い機能の通知はオフにしましょう。
通知方法の切り替え
Garoonは「ポップアップ通知」「メール通知」「未読一覧」など複数の通知方法を持っています。リアルタイム性が不要なものはメールや未読一覧のみに切り替え、ポップアップ通知を減らすことで集中力が保てます。
優先度に応じた通知オン・オフ
例えばワークフローの承認依頼や会議の変更は即時通知が必要ですが、掲示板の一般連絡は未読一覧だけでも十分です。優先度ごとに設定を分けることで、重要度の低い通知が作業を邪魔しなくなります。
通知量を減らすための運用改善
全員宛ての乱用防止
社内ルールとして「全員宛ては緊急時や重要連絡のみ」と定めます。通常の連絡は部署やプロジェクト単位に絞り、不要な通知を発生させない運用を徹底します。
掲示板とメッセージの使い分け
業務連絡や資料共有は掲示板、個別の質問や短いやり取りはメッセージといったように使い分けることで、同じ内容の重複通知を防げます。
ワークフロー承認者の見直し
承認ルートに必要以上の人数を設定すると、その分通知も増えます。業務に必要な最小限の承認者に絞りましょう。
機能別通知設定の最適化
スケジュール
- 会議招集・変更・キャンセルのみ通知を有効化
- 他人の予定参照による通知はオフにして不要な情報を減らす
掲示板
- 特定カテゴリーの通知のみ受信
- 古いカテゴリーや使用頻度の低いカテゴリーは通知設定をオフに
ワークフロー
- 自分が承認者または申請者の案件のみ通知
- 他人の申請の参考閲覧通知は必要な場合だけ有効化
メッセージ
- グループメッセージはプロジェクト単位で通知可否を設定
- 緊急度の低いスレッドは通知オフにして後でまとめて確認
通知を整理する工夫
未読一覧の活用
リアルタイムに確認しなくてもよい通知は未読一覧に集約し、決まった時間にまとめて処理します。これにより作業中の中断を減らせます。
メールフィルタとの併用
メール通知を利用する場合は、件名や送信元ごとに自動振り分けルールを設定し、重要通知と一般通知を分けます。
モバイルアプリの通知調整
スマートフォンでの通知は特に集中を妨げやすいため、業務時間外や休日はオフにする、または重要通知だけ残す設定を行いましょう。
社内全体での取り組み
通知ポリシーの策定
全社で通知に関する基本ルールを決めます。特に「誰に・いつ・どの手段で通知するか」を明確にし、全員が同じ基準で運用できるようにします。
定期的な見直し
部署や業務内容が変われば、必要な通知も変わります。半年ごとに通知設定を見直し、不要な通知を削減します。
利用者教育
Garoonの通知設定変更方法や、効率的な通知運用の事例を社内で共有し、個々が自分に合った設定を行えるようにします。
まとめ
Garoonの通知が多すぎると、重要情報が埋もれ、作業効率が低下します。通知制御の第一歩は、不要な通知をオフにし、優先度の高いものだけリアルタイムで受け取る設定にすることです。さらに、社内ルールの整備や運用改善を組み合わせれば、通知は業務を妨げる存在から、生産性を支える有効なツールに変わります。
