Garoonで掲示板やワークフローが混在して混乱するときの整理法
Garoonはグループウェアとして掲示板、ワークフロー、スケジュール、メッセージなど多くの機能を統合しています。しかし、複数の機能を同時に活用していると「情報がどこにあるのかわからない」「掲示板とワークフローが混在して混乱する」といった課題が生じがちです。ここでは、掲示板とワークフローを中心に情報を整理し、運用負担を減らす方法を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるGaroonの評価
なぜ掲示板とワークフローが混在してしまうのか
役割の境界があいまい
掲示板は情報共有、ワークフローは申請・承認が目的ですが、実務では「申請手順を周知する掲示板」と「承認済み書類の報告掲示板」など、用途が重なりやすい場面があります。その結果、どの情報をどちらに置くべきか迷い、運用が混乱します。
担当者ごとに使い方が異なる
同じ会社内でも部署や担当者によって利用ルールがバラバラだと、申請書が掲示板にアップされたり、通知がワークフローに流れたりして統一感がなくなります。
検索性の低下
両方の機能に似た情報が存在すると、必要な情報を探す際に「掲示板とワークフローの両方を確認する」という二度手間が発生します。
混在を防ぐための役割分担ルール
掲示板は「周知・情報提供」に限定
掲示板には「手続き方法」「マニュアル」「進捗報告」など、承認を必要としない情報だけを掲載します。これにより、掲示板を見れば“読むだけで完結する情報”が集まる状態を作れます。
ワークフローは「申請・承認」に限定
ワークフローには必ず承認プロセスを伴う業務のみを登録します。経費精算、出張申請、休暇取得など、アクションが必要な案件はすべてこちらに集約します。
タイトルやカテゴリーで一目区別
掲示板とワークフローで似たテーマを扱う場合でも、タイトルやカテゴリー名に「申請」「報告」「周知」などのキーワードを加えて区別します。
情報整理のための機能活用法
カテゴリー分類の最適化
掲示板・ワークフローともにカテゴリー設定を見直し、重複やあいまいな分類を整理します。カテゴリー名は業務プロセスや部門名に沿った明確なものに統一しましょう。
ピン留め・重要マークの活用
重要な掲示や頻繁に使う申請フォームは上部固定（ピン留め）や「重要」マークで強調します。これにより利用者は迷わずアクセスできます。
公開期限の設定
古い掲示や不要になった申請フォームは非表示にするか公開期限を設定します。情報の鮮度が保たれ、混乱の原因が減ります。
社内ルールの策定と共有
掲示板・ワークフロー利用ガイドライン作成
利用目的や登録ルールをまとめた簡易ガイドラインを作り、全社員に共有します。運用担当者だけでなく新入社員や異動者も迷わず利用できるようになります。
定期的な棚卸し
月1回または四半期ごとに、掲示板とワークフローの内容を棚卸しします。重複や不要情報を削除し、最新の状態に保つことが重要です。
部署ごとの管理者配置
各部署に1名以上のGaroon管理担当を置き、情報整理やルール遵守をチェックします。現場の実態に即した改善もスムーズに行えます。
検索性向上のための工夫
キーワード統一
同じ意味の用語は表記を統一します（例：「有給休暇申請」か「休暇申請」か）。検索結果が分散するのを防げます。
タグや件名ルールの活用
Garoonでは掲示板・ワークフローともに件名や説明欄にキーワードを入れると検索ヒット率が上がります。「[総務]備品購入申請」のように部署タグをつけるのも効果的です。
目的別ショートカットの設定
よく使う掲示板カテゴリーやワークフローはショートカットに登録し、トップ画面からワンクリックでアクセスできるようにします。
利用者教育と運用改善
初期研修と再教育
新規導入時だけでなく、半年〜1年に一度は運用ルールの再確認研修を行い、使い方のズレを是正します。
利用状況の分析
Garoonのアクセスログや利用統計を活用し、利用頻度の低いカテゴリーや申請フォームを把握します。不要なものは廃止や統合を検討します。
フィードバックの仕組み
ユーザーからの「探しづらい」「使いにくい」といった声を定期的に収集し、改善策に反映させます。改善結果を全社に共有すると運用意識が高まります。
まとめ
Garoonで掲示板とワークフローが混在すると、情報の所在が不明確になり業務効率が低下します。しかし、役割の明確化、カテゴリー整理、検索性向上、定期的な棚卸しを行うことで混乱は大きく減らせます。さらに、社内ルールの統一と利用者教育を徹底すれば、掲示板とワークフローがそれぞれ本来の役割を果たし、Garoon全体の使い勝手が向上します。
