ClickUpでタスクが埋もれるときのフィルター活用法｜検索性と可視性を高める設定テクニック
ClickUpは多機能で柔軟性の高いタスク管理ツールですが、プロジェクトが増えるとタスクがどんどん蓄積され、「必要なタスクが見つからない」「重要な作業が埋もれてしまう」という悩みが発生しがちです。そんなときに役立つのがフィルター機能です。
本記事では、ClickUpのフィルターを効果的に使いこなして、タスクの見落としを防ぎ、生産性を高める方法を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるClickUpの評価
タスクが埋もれる原因
タスクが見つからない・埋もれる主な原因は次のとおりです。
- プロジェクトやリストが多く、目的のタスクを探すのに時間がかかる
- 完了済みや期限切れのタスクが残り続け、画面が煩雑になる
- 担当者や優先度などの情報がバラバラで、整理が追いつかない
- 表示ビューが適切に設定されていない
こうした問題を解消するためには、ビューごとに適切なフィルター条件を設定し、必要なタスクだけを瞬時に表示できる環境を作ることが重要です。
ClickUpのフィルター機能の基本
ClickUpではビューごとに複数の条件でタスクを絞り込みできます。代表的な条件は以下のとおりです。
- 担当者（Assignee）：自分のタスクや特定メンバーのタスクだけを表示
- 期限（Due Date）：今日・今週・期限なしなどで絞り込み
- ステータス（Status）：進行中、未着手、完了など
- 優先度（Priority）：高・中・低・なし
- カスタムフィールド：プロジェクト固有の条件で絞り込み
条件は複数組み合わせ可能で、「担当者＝自分」「期限＝今週」「ステータス＝進行中」などのように細かく絞れます。
タスクが埋もれたときに有効なフィルター活用法
1. 自分専用の「マイタスクビュー」を作る
まずは、自分が対応すべきタスクだけを一覧できるビューを作成します。フィルター条件は「担当者＝自分」「ステータス＝進行中または未着手」が基本です。これにより、チーム全体のタスクの中から自分の作業だけをすぐに確認できます。
2. 締め切りが近い順に表示
タスクの埋もれ防止には期限管理が重要です。フィルターで「期限＝今週以内」に設定し、さらにソートで「期限が早い順」に並べると、やるべき順序が一目でわかります。
3. 優先度フィルターで重要タスクを抽出
優先度の高いタスクが他の作業に埋もれると、納期遅れや品質低下につながります。フィルターで「優先度＝高」に絞り込み、重要タスクだけを集中して処理できるビューを作成しましょう。
4. 完了済みタスクを非表示
完了タスクを残したままだと、未完了タスクが埋もれやすくなります。フィルターで「ステータス≠完了」に設定し、必要なら完了タスクは別ビューで確認できるようにします。
5. カスタムフィールドで業務別に絞り込み
カスタムフィールドを活用すれば、業務タイプや案件カテゴリ別にタスクを振り分けられます。例えば「案件種別＝新規顧客対応」だけを表示するビューを作れば、特定業務に集中できます。
効率を上げるフィルター運用のコツ
保存ビューでワンクリック呼び出し
よく使うフィルター条件はビューとして保存し、タブからワンクリックで切り替えられるようにします。例えば「今日のタスク」「今週の優先タスク」「重要案件のみ」など、用途別に複数保存しておくと便利です。
チームで統一ルールを設定
チームで同じフィルター条件を共有すれば、誰が見ても同じ情報が表示され、認識のズレが減ります。ビュー名や条件を統一して、混乱を防ぎましょう。
フィルターと検索の併用
フィルターで条件を絞ったうえで、検索バーでキーワード検索すると、さらに早く目的のタスクを見つけられます。大量のタスクを扱うときに有効な方法です。
フィルター活用で得られる効果
- 必要なタスクだけが表示され、探す時間が減る
- 優先順位が明確になり、作業効率が向上
- タスクの見落としや期限超過を防止
- チーム全体の情報共有がスムーズになる
まとめ
ClickUpでタスクが埋もれる原因の多くは、ビューやフィルターの設定不足にあります。
「担当者」「期限」「優先度」「ステータス」などの条件を組み合わせ、自分やチームに最適化されたビューを作成すれば、必要な情報だけが表示され、作業効率は大幅に向上します。
フィルターを使いこなすことは、ClickUpを最大限に活用するための第一歩です。
