ClickUpの機能が多すぎて混乱するときの整理術
ClickUpは高機能なプロジェクト管理ツールとして人気ですが、その豊富な機能ゆえに「どこから手をつけていいかわからない」「使いこなせない」と感じる人も少なくありません。機能を理解せずに使い始めると、タスク管理が複雑化し、逆に効率を下げてしまう可能性もあります。この記事では、ClickUpの機能が多すぎて混乱してしまうときに役立つ整理術を紹介します。
AIレーダーチャートによるClickUpの評価
ClickUpが「多機能すぎて混乱する」理由
ClickUpはタスク管理だけでなく、文書作成、チャット、目標管理、ダッシュボードなど幅広い機能を備えています。便利な一方で、初期設定のままだと画面に多くの機能やメニューが並び、情報量が多くなりすぎてしまいます。また、同じタスクでも「リストビュー」「ボードビュー」「カレンダー」など表示形式が豊富なため、どのビューを使うべきか迷うケースもあります。さらに、権限設定やカスタムフィールドなど、プロジェクトの規模に合わせて調整できる要素が多く、慣れないうちは操作に時間がかかります。
機能整理の基本ステップ
1. 目的に直結しない機能は一旦非表示にする
まずは、自分やチームの業務に直接関係しない機能は非表示または無効化します。ClickUpではサイドバーやメニューをカスタマイズできるため、よく使う項目だけ残す設定にすると、視認性が大幅に向上します。
2. ビューを統一して混乱を防ぐ
タスクの表示方法は多様ですが、チーム全体でビューを統一することで、メンバー間の認識ズレを減らせます。例えば、案件管理はボードビュー、日々の作業はリストビューといったルールをあらかじめ決めておきます。
3. カスタムフィールドは最小限に
ClickUpの強みであるカスタムフィールドですが、項目を増やしすぎると入力の手間や情報過多につながります。本当に必要な情報だけを残し、他は削除または一時的に非表示にしましょう。
タスク構造のシンプル化
プロジェクト階層を見直す
ClickUpはワークスペース > スペース > フォルダ > リスト > タスクという階層構造を持っています。階層を細分化しすぎると、目的のタスクを探すのに時間がかかります。小規模チームならフォルダを省略し、スペース直下にリストを置くなど、階層をシンプルに保つのがおすすめです。
命名ルールを統一する
タスクやリストの名前付けは、プロジェクト全体でルールを統一します。日付・プロジェクト名・作業内容などを決められた順番で記載することで、検索性が高まります。
通知設定の最適化
ClickUpはタスクの更新やコメントに応じて通知を送りますが、初期設定のままだと通知が多すぎて重要な情報を見逃しやすくなります。必要な通知だけを受け取るようにフィルターを設定し、緊急性の低い通知はメールやアプリでまとめて確認する方法に切り替えましょう。
標準化とテンプレート活用
プロジェクトテンプレートを作る
よく使うタスク構成やカスタムフィールドはテンプレート化しておくと、新規プロジェクト作成時にゼロから設定する手間を省けます。タスクの期限設定や担当者割り当てもテンプレートに含めておくと、作業開始がスムーズになります。
ドキュメントで運用ルールを共有
ClickUpにはDocs機能があるため、運用ルールや設定手順をドキュメントとしてまとめておくと便利です。新しいメンバーが加わった際も、このドキュメントを見ればすぐに操作方法やルールを把握できます。
フィルターと検索機能の活用
絞り込みで必要な情報だけを表示
フィルター機能を使えば、特定の担当者や期限のタスクだけを表示できます。複数条件を組み合わせることで、会議や日報作成のためのタスクリストを瞬時に表示できます。
保存ビューでいつでも呼び出せるように
よく使うフィルターや並び替え条件は保存しておくと、ワンクリックで同じ表示を再現できます。日常業務で使うビューは固定化して、不要な切り替えを減らしましょう。
自動化で手間を減らす
ClickUpにはAutomation機能があり、条件を満たすと自動でタスクを移動したり担当者を変更できます。例えば、ステータスが「完了」になったタスクを自動でアーカイブする設定をすれば、タスク一覧が常に整理された状態を保てます。
定期的な棚卸しで整理を維持
整理術は一度やっただけでは意味がありません。月に一度はタスクやプロジェクトを棚卸しし、不要なものをアーカイブまたは削除します。この習慣をつけることで、ClickUp内の情報が常に最新で必要なものだけになります。
まとめ
ClickUpは確かに多機能ですが、自分やチームに合った形に整理することで生産性は大きく向上します。不要な機能は非表示にし、ビューや命名ルールを統一する。通知やカスタムフィールドを最適化し、テンプレートや自動化を活用して日々の手間を減らす。そして定期的な棚卸しで整理状態を保つ。この流れを押さえれば、「多機能すぎて混乱する」状態から脱却し、ClickUpを業務効率化の強力な味方に変えることができます。
