Brabio!でファイル共有が使いにくいときの代替案
Brabio!はガントチャートやタスク管理に強みを持つ国産のプロジェクト管理ツールで、プロジェクト内でファイル共有機能も提供しています。しかし、長期間の運用や複数プロジェクトでの利用時には、「ファイルの検索性が低い」「容量制限でアップロードできない」「外部共有が面倒」といった不便さを感じることがあります。
本記事では、Brabio!のファイル共有が使いにくいと感じたときの原因を整理し、改善のための代替案や組み合わせ運用の方法を紹介します。
AIレーダーチャートによるBrabio!の評価
Brabio!のファイル共有が使いにくくなる主な理由
容量やファイルサイズの制限
大容量の動画や高解像度画像、設計図面などは、アップロード上限に引っかかる場合があります。
フォルダ構造の柔軟性不足
階層構造がシンプルなため、複雑な分類やプロジェクト横断の整理が難しいことがあります。
検索機能の限定
ファイル名検索は可能でも、タグや詳細条件での検索ができず、古いファイルを探しにくいことがあります。
外部共有の煩雑さ
外部メンバーや取引先にファイルを渡す場合、アカウント作成やプロジェクト招待が必要になることがあります。
代替案1：クラウドストレージとの併用
Googleドライブ
容量が大きく、共有リンクで外部とのやり取りがスムーズ。Brabio!のタスクやコメント欄に共有URLを貼るだけで連携可能です。
Dropbox
バージョン管理機能が充実しており、同じファイルを更新しても履歴をさかのぼれるため、設計や資料の改訂管理に便利です。
OneDrive
Microsoft 365と連携している場合、ExcelやWordファイルを共同編集しながらBrabio!で進捗管理できます。
代替案2：社内ファイルサーバーの活用
大容量データの保存に有効
社内LAN経由でアクセスするため、容量制限の影響を受けにくく、機密情報も社外に出さずに管理できます。
Brabio!とのリンク連携
社内サーバーのファイルパスやリンクをBrabio!のタスク説明欄に記載すれば、必要なファイルにすぐアクセスできます。
代替案3：専用ファイル共有サービスの利用
Box
セキュリティが高く、大規模企業での利用実績が豊富。アクセス権限の細かい設定や承認ワークフローが可能です。
WeTransfer
登録不要で大容量ファイルを送信でき、単発の受け渡しに便利です。
代替案4：ファイル共有ルールの見直し
保管先を用途ごとに分ける
進行中案件のファイルはBrabio!、長期保管はGoogleドライブ、機密は社内サーバーといった役割分担を決めます。
ファイル命名規則の統一
どのツールを使ってもファイル名で内容や日付がわかるようにすることで、検索性を向上させます。
代替案5：Brabio!内での使い方改善
ファイルとタスクをセットで管理
ファイルを単独でアップロードするのではなく、必ず関連タスクやコメントに添付することで、探しやすくなります。
定期的な整理と削除
不要になった古いファイルは削除し、容量制限や検索性の低下を防ぎます。
実践事例
事例1：外部共有の効率化
広告代理店A社では、取引先に大容量画像を送る際、Brabio!のアップロード制限に悩んでいました。Googleドライブで共有リンクを作成し、Brabio!のタスクに貼る運用に切り替えたところ、作業時間が半減しました。
事例2：保管場所の分散管理
製造業B社では、設計図面や契約書は社内サーバー、プロジェクト進行資料はBrabio!とGoogleドライブに分けて管理。セキュリティと利便性を両立できました。
運用改善のポイント
- すべてをBrabio!内で完結させようとせず、特性に応じて外部ツールと併用する
- 外部共有が多い場合は、リンク共有が容易なサービスを優先
- 機密性の高いファイルは社外クラウドを避ける
- ファイル命名や分類ルールをチーム全体で統一する
まとめ
Brabio!のファイル共有は便利ですが、容量制限や検索性、外部共有のしにくさなどの制約があります。改善のためには、GoogleドライブやDropbox、社内サーバーなどの代替ツールを併用し、保管先や共有方法を役割ごとに分けることが有効です。運用ルールを見直すことで、必要なファイルを迅速かつ安全にやり取りできる環境を構築できます。
