Brabio!の権限設定が複雑なときの見直し方法
Brabio!は、ガントチャートやタスク管理を中心とした国産のプロジェクト管理ツールです。ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できるため、情報セキュリティや業務分担を適切に保つことができます。
しかし、長期間の利用やメンバーの入れ替わり、プロジェクト数の増加に伴い、「誰がどこまで見られるのか分からない」「権限設定が複雑になりすぎて運用負担が増えた」という課題が発生することがあります。
この記事では、Brabio!の権限設定が複雑になった場合の見直し方法を、基本の整理から具体的な改善策まで詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるBrabio!の評価
なぜ権限設定が複雑になるのか
プロジェクト単位での細分化
Brabio!はプロジェクトごとに権限を設定できるため、案件ごとに個別設定を繰り返すうちにルールがバラバラになりやすいです。
メンバーの入れ替わり
新しいメンバーを追加するときに既存設定をコピーせず、その都度新規設定すると統一性が失われます。
権限レベルの理解不足
「閲覧」「編集」「管理」などの権限レベルの違いがチーム全体で共有されていないと、意図しない設定が積み重なります。
見直しのステップ1：現状把握
権限一覧の確認
まず、すべてのプロジェクトの権限一覧を確認し、誰がどの権限を持っているかを可視化します。必要であればエクスポートして一覧表を作成しましょう。
権限の重複・過剰設定の洗い出し
特定のメンバーが複数プロジェクトで不要な編集権限を持っていないかを確認します。
見直しのステップ2：権限ポリシーの策定
権限レベルの基準を決める
- 管理者：設定変更やメンバー追加が可能
- 編集者：タスク追加・編集が可能
- 閲覧者：参照のみ可能
といった役割分けを全員が理解できるように明文化します。
プロジェクト分類ごとの権限方針
機密性の高い案件、社外共有が必要な案件など、性質に応じて権限レベルの基準を変えます。
見直しのステップ3：一括調整
権限テンプレートの作成
よく使う権限パターンをテンプレート化し、新規プロジェクト作成時に適用できるようにします。
類似プロジェクトの設定統一
同じ顧客や同じ業務カテゴリのプロジェクトは、権限設定を統一することで運用負担を軽減します。
見直しのステップ4：定期的な監査
半年ごとの権限チェック
長期運用では、半年に一度の見直しを行い、不要な権限を削除します。
プロジェクト終了時の権限整理
完了したプロジェクトはアーカイブ化や権限削除を行い、アクセス範囲を最小限に保ちます。
見直しのステップ5：権限トラブル防止の工夫
権限変更の履歴管理
誰がいつ権限を変更したのかを記録しておくと、万一のトラブル時に原因を特定しやすくなります。
社外メンバーの管理強化
社外メンバーは必要最低限の閲覧権限に絞り、機密情報へのアクセスを防ぎます。
実践事例
事例1：権限乱立で管理不能になったケース
製造業のA社では、プロジェクトごとに異なる担当者が権限を設定していたため、同じ役職でも案件によって権限が異なっていました。権限ポリシーを制定し、テンプレート化することで、設定時間が半分以下になりました。
事例2：情報漏えいリスクを防いだケース
IT開発のB社では、退職者の権限がそのまま残っていたことが発覚。定期的な監査体制を導入し、全員の権限を半年ごとに見直すルールを適用して以降、リスクが大幅に減少しました。
運用改善のポイント
- 初期設定の時点で基準を決める
- 新規メンバー追加時はテンプレートを使う
- 定期監査で不要権限を削除する
- 社外メンバーは常に最低限権限に設定する
まとめ
Brabio!の権限設定が複雑になる原因は、プロジェクト単位の個別設定や統一ルール不足、メンバーの入れ替わりなどにあります。見直しを行う際は、現状把握から始め、権限ポリシー策定、一括調整、定期監査、トラブル防止策の5ステップで進めるのが効果的です。これにより、設定の手間とリスクを減らし、チーム全体で安心してプロジェクトを運用できる環境が整います。
