Brabio!でプロジェクトが増えすぎたときの整理術
Brabio!は、ガントチャートやタスク管理を簡単に共有できる国産のプロジェクト管理ツールです。少人数のチームから大規模プロジェクトまで対応でき、案件ごとにプロジェクトを作成して管理できるため、導入直後はとても使いやすく感じられます。
しかし、使い続けていくうちに「プロジェクトが増えすぎて探しにくい」「過去案件が混ざって管理が煩雑になってきた」といった課題が発生することがあります。これはどの管理ツールでも起こりがちな問題ですが、Brabio!でも意識的に整理を行うことで解消できます。
この記事では、Brabio!で増えすぎたプロジェクトを効率よく整理し、日々の業務をスムーズにする方法を詳しく解説します。
AIレーダーチャートによるBrabio!の評価
なぜプロジェクトが増えすぎるのか
案件ごとの独立管理が前提
Brabio!は案件や業務ごとにプロジェクトを分ける設計になっています。そのため、短期案件や小規模タスクであっても新規プロジェクトを作るケースが多く、結果として数が膨れ上がります。
終了後のアーカイブ運用不足
終了したプロジェクトをアーカイブせず、そのまま一覧に残してしまうと、現行案件と混ざって探しづらくなります。
類似プロジェクトの乱立
同じ顧客や同じ業務カテゴリでも、担当者ごとに新規作成してしまうことで重複や似た名前のプロジェクトが増えます。
改善方法1：アーカイブと削除の活用
終了案件は即アーカイブ
Brabio!では終了したプロジェクトをアーカイブすれば一覧から非表示にできます。過去データは残るため、参照や再利用が必要なときは再表示できます。
不要案件は削除
テスト用や重複作成されたプロジェクトは、残しておく意味がない場合は削除しましょう。削除前に必要なデータをエクスポートしておくと安心です。
改善方法2：プロジェクト命名ルールの統一
顧客名＋年度＋案件内容
例：「ABC商事_2024_サイト改修」
この形式にすることで、検索や並び替えが容易になり、同じ顧客案件の履歴も追いやすくなります。
プロジェクトコードの付与
大規模チームでは、社内の案件管理番号をプロジェクト名に含めると、他の管理システムとの連携もスムーズになります。
改善方法3：カテゴリやタグで分類
カテゴリ設定の活用
Brabio!のプロジェクト設定でカテゴリを活用すれば、「営業案件」「開発案件」「社内プロジェクト」など用途ごとにグループ化できます。
タグ運用で柔軟に整理
タグを使えば、「優先度高」「定期案件」「顧客対応」など複数の切り口で分類でき、状況に応じたフィルターが可能になります。
改善方法4：プロジェクト一覧の表示設定を最適化
並び替えで優先案件を上位表示
更新日順や期限順でソートし、直近対応すべきプロジェクトを常に上に表示させることで探す手間を減らせます。
表示件数とフィルターの活用
不要なプロジェクトを非表示にし、必要な案件だけを一覧表示すれば、視覚的なノイズを減らせます。
改善方法5：運用ルールの策定と共有
新規作成前の確認
新しいプロジェクトを作る前に、既存のものと重複していないかを確認する運用ルールを決めます。
終了後の処理フローを明文化
プロジェクト完了からアーカイブまでの手順をマニュアル化し、全メンバーに浸透させます。
改善方法6：定期的な棚卸し
月次または四半期ごとの整理
定期的にプロジェクト一覧を見直し、不要なものはアーカイブまたは削除する習慣をつけます。
管理担当者の設定
全体のプロジェクト状況を俯瞰し、整理やルール運用を担当するメンバーを置くことで、継続的な管理が可能になります。
改善方法7：外部管理との連携
スプレッドシートやExcelで全体俯瞰
Brabio!からプロジェクトリストをエクスポートし、スプレッドシートやExcelで一覧化すると、全体構成を見ながら整理ができます。
他ツールとの役割分担
顧客管理や契約管理は別システムで行い、Brabio!では進捗管理だけに集中する運用も効果的です。
実践事例
事例1：製造業A社
案件ごとにプロジェクトが乱立していたが、命名ルールとカテゴリ設定を導入したことで、検索時間が半減。月次の棚卸しで一覧も常にスリム化された。
事例2：IT開発B社
全メンバーが自由にプロジェクトを作っていたため重複が多発。新規作成ルールを設定し、管理者承認制に切り替えた結果、重複率がほぼゼロになった。
まとめ
Brabio!でプロジェクトが増えすぎる原因は、案件単位での独立管理、アーカイブ不足、命名や分類ルールの不統一などです。これらを改善するには、アーカイブと削除の徹底、命名ルールの統一、カテゴリ・タグの活用、表示設定の最適化、運用ルールの策定、定期棚卸し、外部管理との連携が効果的です。これらを継続的に実践することで、Brabio!の運用効率は大きく向上し、日々の業務負担も軽減されます。
