BacklogのWikiが使いにくいと感じたときの改善策
BacklogのWiki機能は、チーム内で情報を共有・蓄積するのに便利なツールです。しかし、長く使っているうちに情報が増えすぎて探しにくくなったり、更新が滞ったりして「使いにくい」と感じることがあります。本記事では、BacklogのWikiをより使いやすくするための具体的な改善策と、運用ルール作りのポイントを解説します。
AIレーダーチャートによるBacklogの評価
BacklogのWikiが使いにくくなる主な原因
ページ構造が整理されていない
Wikiページの階層構造やリンクが適切に整理されていないと、目的の情報にたどり着くまでに時間がかかります。
ページ数の増加による検索性の低下
情報が増えすぎると、キーワード検索だけでは欲しい情報が見つからない場合があります。
更新頻度の低下
情報が古いまま放置されると、信頼性が下がり、チームがWikiを参照しなくなります。
編集ルールが統一されていない
メンバーごとに文章の書き方や構成がバラバラだと、読みづらく使いにくくなります。
改善のための事前準備
現状の利用状況を把握
まずはWikiの総ページ数、最終更新日、アクセス数などを確認します。不要なページや古い情報が多ければ整理の優先度は高くなります。
ページ分類の基準を決める
プロジェクト情報、手順書、議事録、ナレッジ共有など、カテゴリーを明確にすることで、整理後の管理が容易になります。
BacklogのWikiを使いやすくする改善策
1. ページ構造の再設計
大項目から小項目へと階層構造を整理します。親ページから関連ページへのリンクを設定し、トップページから主要ページにすぐアクセスできる導線を作ります。
2. ページ命名ルールの統一
日付・バージョン・カテゴリ名を含めたページタイトルにすることで、検索性が向上します。
例：「[マニュアル]顧客管理_2025版」
3. 古いページのアーカイブ
過去のプロジェクトや不要になった手順書は、別フォルダや「アーカイブ」カテゴリに移動し、現行業務と混ざらないようにします。
4. 検索を活用しやすくする工夫
重要キーワードをページ内に盛り込み、タグ付けを活用することで、検索ヒット率を高めます。
5. 更新担当者の明確化
ページごとに「更新担当者」を設定し、情報の鮮度を維持します。定期的な更新リマインダーを設けるのも有効です。
Wiki活用を促進する運用ルール
カテゴリー別テンプレートの用意
マニュアル、議事録、報告書など、用途ごとのテンプレートを作成し、構成や書式を統一します。
ページ作成時の必須要素を決定
目的、作成日、最終更新日、担当者名など、必ず含める情報を決めておきます。
コメント・変更履歴の活用
修正箇所や補足をコメント欄に残すことで、更新内容を追跡しやすくします。
チーム全体で使いやすくする工夫
定期的なWikiレビュー会
月1回程度、主要メンバーでWikiの構成や内容を見直す時間を作りましょう。
研修・周知
新規メンバーにWikiの使い方とルールを共有する研修を行い、誰でも活用できる状態を維持します。
他機能との連携
課題管理やガントチャートなど、関連情報へのリンクをWiki内に貼ることで、情報参照の効率が上がります。
再び使いにくくしないための予防策
情報追加時の即時整理
新しいページを作成したら、必ず関連カテゴリーやリンクを設定してから公開します。
ページ数の上限目安を設ける
カテゴリーごとにページ数の目安を設定し、不要なページはアーカイブする習慣をつけます。
定期的な棚卸し
四半期ごとに全ページを見直し、古い情報や重複情報を削除・統合します。
まとめ
BacklogのWikiが使いにくくなる原因は、ページ構造の乱れ、情報の更新不足、検索性の低下などにあります。これを改善するには、ページ構造の再設計、命名ルールの統一、古い情報のアーカイブ化が有効です。また、テンプレート活用や更新担当者の設定など、チーム全体での運用ルール作りが欠かせません。日々の整理と定期的な見直しを繰り返すことで、BacklogのWikiは情報資産として最大限活用できるようになります。
