主要タスク管理ツール Asana2025年8月14日

Asanaでプロジェクトが細分化しすぎたときの統合方法

Asanaは複数のプロジェクトを同時に管理できる柔軟なタスク管理ツールです。しかし、運用を続けていると「プロジェクトが細分化しすぎて全体像が見えない」「どのプロジェクトに何が含まれているか分からない」といった状況に陥ることがあります。この記事では、細分化しすぎたプロジェクトを整理・統合し、効率的に管理する方法を解説します。

AIレーダーチャートによるAsanaの評価

操作性・UIの分かりやすさ（初心者でも直感的に使えるか、学習コストの低さ）
機能性（コメント、通知、権限管理、リアルタイム編集など）
外部連携機能（Googleカレンダー、Slack、チャットツール、クラウドストレージなど）
カスタマイズ性（フィールド追加、ビュー変更、テンプレート作成など）
料金体系（無料プランの有無、月額・年額料金、ユーザー単価）
セキュリティ・データ管理（アクセス制御、暗号化、バックアップ体制）
サポート体制・言語対応（日本語対応、サポート窓口、ヘルプドキュメント）

プロジェクトが細分化しすぎる主な原因

初期設定で過度に分けた

導入当初、部署や担当者ごとに別プロジェクトを作成した結果、似たような構成のプロジェクトが乱立します。

短期案件をプロジェクトとして作成

小規模のタスクや短期間で終わる作業を1プロジェクトとして作ると、数が増えすぎて把握が困難になります。

チームごとの独自運用

チームごとに分類基準が異なると、全体で見たときに統一感がなくなります。

フェーズごとの分離

プロジェクトの各フェーズを別プロジェクトとして作る運用は、進行中は見やすいものの、全体管理には不向きです。

統合の基本方針

プロジェクトの目的を再定義

統合前に、それぞれのプロジェクトの目的と成果物を確認します。類似目的のものは統合候補になります。

分類基準を整理

「目的別」「製品別」「部門別」など、統合後のプロジェクト分類ルールを明確化します。

Asanaでの統合手順

1. マスタープロジェクトを作成

統合先として使う「マスタープロジェクト」を新規作成します。このプロジェクトに統合元のタスクを集約します。

2. 複数プロジェクト機能を活用

Asanaでは1つのタスクを複数のプロジェクトに属させることができます。これを使えば、既存プロジェクトのタスクをマスタープロジェクトにも追加できます。

3. セクションで分類

マスタープロジェクト内で、元のプロジェクト単位のセクションを作り、タスクを整理します。これにより統合後も出所が分かります。

4. カスタムフィールドで情報を引き継ぐ

統合時に「元プロジェクト名」「担当部署」などのカスタムフィールドを追加し、後からフィルタリングできるようにします。

5. 統合元プロジェクトの整理

タスクをすべて移行し終えたら、統合元プロジェクトはアーカイブ化します。これにより、必要に応じて過去情報を参照可能です。

統合をスムーズに進めるためのコツ

小規模単位で統合する

一度に多くのプロジェクトを統合すると混乱しやすいため、段階的に実施します。

メンバーとの共有

統合の目的や新しい管理方法を事前にメンバーに説明し、混乱を防ぎます。

作業前にバックアップ

重要な情報を失わないよう、エクスポートやスクリーンショットで事前に記録します。

統合後の運用ルール

プロジェクト作成基準を設定

今後、新規プロジェクトを作る際は「一定以上の規模・期間」であることを基準にします。

タグやカスタムフィールドで柔軟に分類

細かい案件はプロジェクトとして分けるのではなく、タグやカスタムフィールドで管理します。

定期的な見直し

四半期や半期ごとにプロジェクト一覧を見直し、再び細分化が進んでいないか確認します。

外部連携で可視性を高める

ガントチャートツールとの連携

統合後はガントチャートで全体のスケジュールを一望できるようにします。

レポート機能の活用

Asanaのレポート機能や外部BIツールを活用し、統合後のプロジェクト状況を定量的に把握します。

まとめ

Asanaでプロジェクトが細分化しすぎると、全体の進捗管理が困難になります。統合のポイントは、目的や分類基準を整理し、マスタープロジェクトに集約してからセクションやカスタムフィールドで管理することです。統合後はルールを定め、定期的に見直すことで、再び細分化が進むのを防げます。

Asanaプロジェクト統合チェックリスト

統合前の準備

各プロジェクトの目的と成果物を確認した
統合の分類基準（目的別・製品別・部門別など）を決めた
関連性の高いプロジェクトから統合する優先順位を決めた
作業前に重要情報をバックアップ（エクスポート・スクリーンショット）した

統合手順

統合先となるマスタープロジェクトを新規作成した
複数プロジェクト機能でタスクをマスタープロジェクトにも追加した
マスタープロジェクト内で元プロジェクトごとにセクションを作成した
元プロジェクト名や担当部署をカスタムフィールドに記録した
統合後、元プロジェクトをアーカイブ化して参照可能にした

統合後の整理

統合後のマスタープロジェクト内でタスクの重複を整理した
必要に応じてタグやカスタムフィールドで追加分類した
統合後のスケジュールをガントチャートなどで可視化した

運用ルール

新規プロジェクト作成基準（規模・期間）をチームで共有した
細かい案件はタグやカスタムフィールドで管理する方針を決めた
四半期ごとにプロジェクト一覧を見直す習慣を設定した